De nombreuses méthodes sont utilisées pour optimiser la division du travail, coordonner les acteurs et gérer les projets. Une fois la répartition des rôles et des responsabilités accomplie, la coordination permet un gain de temps important.
La matrice des responsabilités
Son rôle
La matrice des responsabilités liste des personnes pour chaque action prévue sur un projet et décrit leur niveau de responsabilité.
Elle est utilisée lorsqu’un projet implique un grand nombre de personnes. Son objectif est d’éviter les malentendus, les redondances, les dilutions de responsabilités.
Sa présentation
On la présente dans un tableau qui fait apparaître :
- En colonne, les membres de l’équipe,
- en ligne, les missions à réaliser,
- le rôle de chaque acteur est précisé par une lettre (un code) placée à l’intersection d’une ligne et d’une colonne. Les lettres utilisées sont légendées en bas du tableau.
Le tableau de répartition des tâches (TRT)
Son rôle
Un outil de contrôle et d’amélioration : le tableau de répartition des tâches récapitule et comptabilise la durée de l’ensemble des tâches et leur répartition entre les différents acteurs.
Son objectif : fournir l’évaluation et la statistique du temps de travail pour chaque personne et la durée de chaque tâche.
Le tableau permet d’analyser la répartition du travail entre les différents acteurs. Selon les résultats, le manager pourra proposer un nouveau TRT pour équilibrer les temps de travail et ainsi améliorer sa qualité. Il est important d’attribuer les tâches et le temps de travail en fonction des compétences et des missions de chacun.
Sa présentation
- Le TRT se présente sous la forme d’un tableau à double entrée :
- les colonnes représentent les personnes,
- les lignes représentent les tâches effectuées,
- à l’intersection, on indique le temps consacré à la tâche par la personne.
- Une ligne « total » indique le cumul des heures effectuées par personne,
- une colonne « total » indique le cumul des heures effectuées pour chaque tâche,
- une colonne « % » montre le rapport entre le temps de chaque tâche et le temps total.
Commentaire de l’exemple : sachant que les commerciaux sont aussi en rendez-vous clientèle, ce TRT permet de se rendre compte que l’assistant fait davantage d’heures pour rattraper le peu de temps que les commerciaux consacrent aux tâches administratives et au suivi.
Le workflow
Un workflow est la représentation d’une suite de tâches ou d’opérations à réaliser et à suivre par les personnes impliquées dans un projet.
Il permet de représenter visuellement les niveaux d’intervention de chacun et de repérer rapidement les tâches à effectuer ainsi que les documents utilisés.