La conduite d’un projet au sein d’une entreprise enclenche la mise en place d’un suivi au moyen de réunions. L’assistant(e) doit être en mesure de choisir le type de réunion adapté, de déclencher ces réunions, de communiquer.
Les types de réunions
Réunion d’information : Informer, expliquer une décision, un choix stratégique…
Réunion de résolution de problèmes : Recueillir des avis, des idées, réfléchir sur une situation, analyser les causes et proposer des solutions par un nombre restreint de participants. En gestion de projet, il peut s’agir de tous les participants au projet.
Réunion de négociation : Discuter, négocier des contrats, des propositions salariales, des horaires de travail, de partenariat, de distribution… En gestion de projet, négociation de contrat avec le client, de délais, du cahier des charges ; de deux participants ou plus suivant le type de négociation.
Réunion de créativité : Recueillir le maximum d’idées, de propositions dans un domaine précis (marketing, communication), ou autour d’une étape d’un projet. En général, les membres du service concerné y participent.
Réunion interne ou de coordination : Faire le point et coordonner les activités à venir avec les membres d’un service sur un sujet précis.
Les réunions peuvent également se tenir à distance via le téléphone (conference call) ou le Web au moyen de logiciels dédiés du type Webex.
Préparer la réunion
La liste de contrôle
L’assistant(e) est souvent chargé(e) de la préparation et de l’organisation des réunions. Une liste de contrôle lui permet de planifier au mieux les différentes tâches à mener.
Voir le chapitre sur la méthode QQOQCP
Afin d’établir la liste de contrôle de façon exhaustive, on peut utiliser la méthode QQOQCP (qui, quand, où, quoi, comment, pourquoi).
Les principales tâches à effectuer avant la réunion
- Réserver la salle suivant le nombre de participants.
- Vérifier la fonctionnalité du matériel (vidéo projecteur, branchements, paperboard…).
- Préparer les accessoires (stylos, blocs, marqueurs, papier pour paperboard…).
- Préparer la disposition des tables.
- Faire appel à l’assistance technique en cas de nécessité avant la date de la réunion.
- Préparer tous les supports (papier ou visuels) nécessaires à la conduite de la réunion.
- Vérifier la liste des participants.
- Établir des badges et des chevalets nominatifs (si besoin).
- Prévoir si besoin, eau, café, thé.
- Prévenir l’accueil pour la prise des messages.
- Préparer l’envoi des convocations/invitations aux participants.
Animer une réunion
Une réunion efficace est une réunion bien animée. Cela passe par diverses actions avant, pendant et après la réunion.
Avant la réunion
L’animateur endosse plusieurs rôles tels qu’orateur, facilitateur, dynamiseur de la réunion. Il doit donc bien la préparer pour assurer une fluidité des échanges.
Il définira les objectifs de la réunion, les points à aborder (ordre du jour), les participants à convier.
Le jour de la réunion, il doit accueillir les participants (avec émargement d’une liste de présence si besoin) et distribuer les documents nécessaires.
Pendant la réunion
- Détermine l’objectif, rappelle l’ordre du jour
- introduit le sujet
- propose une procédure de travail
- anime les débats
- régule le flux des idées
- utilise un support
- met fin à la réunion, donne des directives, propose une prochaine date…
Les techniques d’animation
L’animateur ajustera son mode d’animation en fonction du type de réunion. Il utilise les techniques de communication (voix, gestuelle, intonation, débit) afin de maintenir le rythme des échanges.
II a un rôle de facilitateur et doit mener différentes actions afin de permettre l’émergence d’idées :
- Écoute active (neutralité, respect de la parole) ;
- savoir-être (maîtrise, dynamisme) ;
- distribution équitable de la parole ;
- identification du verbal, du non verbal (la gestuelle) et du paraverbal (ton, débit) ;
- régulation des interventions ;
- cadrage.
Certaines techniques sont utilisées pour animer la réunion de manière dynamique.
Après la réunion
Il peut être demandé à l’assistant d’établir et de proposer au manager un compte rendu de la réunion : il devra être précis, exhaustif, présenté selon les règles appliquées dans l’entreprise, et adressé aux bons interlocuteurs.
Préparer et animer un séminaire
À la différence d’une simple réunion, le séminaire d’entreprise se passe généralement en dehors des locaux. Cela se passe en une journée ou plus, selon l’objectif à atteindre. Cela permet notamment d’échanger et de résoudre les problèmes internes de l’entreprise. Cependant, il est également important de savoir animer un séminaire. Il faut notamment alterner les activités à des séances de détente.
Les différents objectifs d’un séminaire d’entreprise
Le séminaire réunit donc tout ou une partie des collaborateurs d’une société. Il existe plusieurs possibilités quant à l’objectif à atteindre. En ce sens, il existe différents types de séminaires. Cela dépend notamment de la situation ou de la décision du gérant.
– Le séminaire de travail qui réunit les intervenants extérieurs et les collaborateurs afin de discuter de certains projets de la société.
– Le séminaire de direction qui permet aux dirigeants de parler des décisions stratégiques adoptées.
– Le séminaire de management qui réunit les cadres de l’entreprise afin de leur offrir une formation aux techniques de management.
– Le séminaire d’intégration qui a pour but d’accueillir les nouvelles employées de la société.
– Le séminaire de formation dont l’objectif est de donner la possibilité aux collaborateurs de renforcer leurs compétences.
– Le séminaire de commerciaux qui réunit les forces de vente de la société.
– Le séminaire de motivation qui a pour but de renforcer le lien entre les membres de l’équipe, leur motivation et leur performance.
Organiser un séminaire d’entreprise
Pour l’organisation d’un séminaire, il est possible de faire appel au service d’un prestataire ou faire les préparations soi-même. Dans le cas d’un prestataire, il suffit de choisir un professionnel parmi les nombreuses agences qui proposent leur service. Une solution un peu onéreuse, cependant, un excellent moyen d’économiser du temps. Si l’entreprise décide de faire les préparations elle-même, il y a quelques étapes à respecter.
– Définir la date de l’événement et choisir le lieu en fonction du type de séminaire.
– Déterminer la durée du séminaire d’entreprise.
– Mettre en place le planning, notamment le partage du temps de travail et des différentes activités de détente.
– Préparer les activités à faire.
– Choisir le moyen de transport en fonction de la destination.
– Penser à l’hébergement si le séminaire d’entreprise va durer quelques jours.
– La nourriture.
Ces différents détails montrent à quel point il n’est pas facile d’organiser un séminaire d’entreprise. Faire appel à une agence spécialisée représente donc la meilleure solution à adopter.