L’information est une ressource essentielle pour permettre à une entreprise de fonctionner. L’assistant de manager recherche donc quotidiennement des informations pour son usage mais aussi pour tous les acteurs de l’entreprise. Avec l’émergence des TIC, les sources disponibles sont diverses et difficiles à identifier ; l’assistant doit donc être capable de savoir où trouver l’information, de la collecter efficacement et d’apprécier sa qualité (voir le cours sur la pertinence de l’information). C’est ce qu’on appelle « mettre en place une veille informationnelle« .
Les besoins en information
Avant de définir et choisir les sources, il est nécessaire d’analyser le besoin d’information.
Quelles sont les 8 questions auxquelles l’assistant doit répondre pour analyser le besoin d’informations ?
- Qui a besoin de l’information ?
- Que recherche-t-il ?
- Quels sont les mots-clés ?
- Quand faut-il les éléments ?
- Quelle est la périodicité de la recherche ?
- Pourquoi faut-il trouver l’information ? Où trouver l’information ?
- Comment la collecter ?
Les entreprises ont des besoins variés en information
- commerciales : statistiques de ventes, données sur les clients, comptes rendus de visite des commerciaux, informations sur la concurrence…
- financières et comptables : bilan, compte de résultat, mouvement des marchés financiers
- technologiques : nouvelles techniques, résultats en recherche et développement
- sociales : en relation avec les syndicats, les formations professionnelles
- juridiques : telles que les lois sur les sociétés, les conventions collectives
- environnementales : tendances économiques, contexte politique, modes et habitudes culturelles
Pour le même besoin, on peut utiliser plusieurs sources. Pour choisir une source, il faut donc tenir compte de la rapidité d’accès, de la valeur de l’information et du coût.
Les sources d’information
Il faut savoir où trouver les informations nécessaires et donc déterminer quelles sources peuvent fournir les informations les plus pertinentes.
Origine des sources
Certaines informations se trouvent dans l’entreprise (internes), d’autres proviennent. de l’extérieur (externes).
Exemples de sources internes
- rapports des dirigeants, des cadres
- études commerciales
- journaux d’entreprises
- bilans sociaux
- comptes-rendus de réunion
- contrats
- bilans comptables et financiers
Exemples de sources externes
- organismes publics (INSEE, ministères, Institut National de la Consommation…)
- syndicats professionnels
- CCI
- Editeurs de revues, d’annuaires, de livres
- Cabinets de conseils
- Médias
- Entreprises privées de documentation (banques de données…)
Nature des sources
On distingue :
- les sources officielles et organisées (=formelles) : journaux, périodiques, rapports, livres, bases de données.
- des sources moins organisées (=informelles). : rumeurs, réunions informelles, forum de discussion, foires et salons
Contexte des sources
Certaines informations recueillies peuvent avoir été modifiées ou interprétées (on parle de sources secondaires) ; à l’inverse, les documents primaires sont des sources de « première main », telles qu’elles ont été créées par leur auteur (livres, ouvrages, normes, brevets, données des autorités publiques…).
Les données secondaires doivent être confirmées, validées avant d’être utilisées.
La recherche et l’accès à l’information
En fonction des besoins et de la nature des informations nécessaires, il existe de nombreuses techniques de recherche et d’accès à l’information.
La recherche d’information
Les méthodes de collecte mettent en oeuvre des outils de recherche numériques ou des outils de recherche plus traditionnels qui sont complémentaires.
Exemples d’outils numériques
- les moteurs de recherche et les annuaires
- les métamoteurs
- les bulletins d’informations numériques (newsletter, liste de diffusion…)
- les forums de discussion
- les portails les bases de données en ligne
Exemples d’outils traditionnels
- Les publications écrites : bulletins, livres, magazines…
- Les contacts personnels,
- Les événements : foires, expositions, séminaires, conférences…
- Les enquêtes (questionnaires, entretien…)
L’accès à l’information pertinente
L’information collectée est :
- pertinente lorsqu’elle correspond aux besoins de l’entreprise et qu’elle est validée
- utile lorsqu’elle est partagée.
La validation de l’information
Pour s’assurer de la qualité de l’information, il faut :
- identifier sa source et vérifier sa crédibilité
- comparer plusieurs sources différentes pour la même information.
La diffusion de l’information
Une fois l’information validée, il faut la diffuser dans l’entreprise pour qu’elle soit accessible à tous ceux qui en ont besoin, quand ils en ont besoin.
Il existe de nombreux moyens pour partager et faire circuler l’information :
- les réunions d’information régulières
- les panneaux d’affichage
- les lettres d’information électroniques ou papier
- l’utilisation des T.I.C : mise en réseau, intranet…
Le partage et la diffusion des informations nécessitent que celles-ci soient stockées et protégées.
Le stockage et la protection des données
Pour gérer ces flux d’informations, les entreprises utilisent les technologies numériques de l’information, en particulier le réseau Internet, ce qui est source de vulnérabilités.
Ainsi les entreprises doivent sécuriser l’information pour :
- prévenir les diffusions intempestives
- agir contre les manipulations d’informations
- ne pas faciliter la copie illégale de leurs données.
Cette politique de sécurité doit permettre d’assurer à la fois :
- la disponibilité des ressources
- l’intégrité des données
- la confidentialité des données
- la traçabilité des accès aux informations.
Tout en respectant le cadre juridique encadrant le stockage de données.
Exemples de mesures de protection basiques :
- essuyer le tableau ou retirer les feuilles du paper-board après une réunion
- sécuriser les documents (papier et informatique)
- sensibiliser le personnel
- prendre en charge les visiteurs de l’entreprise…
Les différentes techniques de veille informationnelle
Les fils RSS
Il s’agit d’un outil simple et pratique d’utilisation ayant pour objet de diffuser du contenu mais qui permettra surtout de se tenir au courant des dernières mises à jour de ses sites Internet préférés. Cet outil offrira la possibilité de recevoir un flux d’information (choisi préalablement) mais qui parviendra à l’utilisateur de manière automatisée. Grâce à ce format, il n’y a plus besoin de consulter un à un ses sites préférés afin d’être informé de leurs nouveautés ; il suffit d’insérer leur fil d’information RSS dans un logiciel compatible afin d’avoir toutes les sources d’information agrégées sur un seul écran. À signaler le site www.lamoooche.com qui est un annuaire de fil RSS permettant à l’utilisateur de sélectionner un nombre de flux RSS très intéressants, dans le domaine des TIC notamment.
Les agrégateurs
Un agrégateur est un logiciel qui permet de suivre plusieurs fils de syndication en même temps. Exemple, sous Windows : Feed Editor, RSS Wizard, Feed Mix.
Les wikis
Ce sont des sites Internet dont les contenus vont pouvoir être librement modifiés par leurs visiteurs, l’accès aux documents s’effectuant sans difficulté technique. Ces sites dynamiques permettent aux internautes d’ajouter, de communiquer et de modifier du contenu très rapidement. Ils permettent également de structurer l’information afin d’y naviguer plus aisément. Ce type de site réalise donc une synthèse des forums, des foires aux questions en une seule application intégrée et hypertexte. L’assistant(e) peut être amenée(e) à surveiller les développements d’un wiki, dans le cadre d’une mission de veille
Les wikiblogs
Ce sont des blogs dotés d’un wiki. Ceci signifie qu’après (ou avant) qu’un article soit posté sur un blog, il peut être édité par n’importe quelle personne ou groupe d’utilisateurs autorisés.
L’alerte Google
Cette technique de veille consiste à sélectionner des mots-clés pour lesquels on souhaite recevoir tous les nouveaux messages répertoriés par Google qui les concernent. On saisit ainsi le ou les termes définissant le sujet objet de la veille, la source (l’actualité et/ou le Web) ainsi que la fréquence souhaitée (quotidienne ou hebdomadaire) de réception. La qualité des résultats obtenus est étonnante. En revanche, il faut être très précis dans la formulation des mots-clés afin de ne pas être submergé par des alertes non pertinentes.
Netvibes et le web 2.0
Netvibes est un portail en ligne gratuit, d’origine française, qui offre à l’utilisateur la possibilité de créer un espace personnel sur Internet regroupant l’actualité (via des flux RSS) de tous les sites qu’il a l’habitude de consulter. L’accès à cette « page publique » est possible à tout moment et depuis n’importe quel ordinateur ou téléphone mobile connecté à Internet.
Grâce à de nombreux modules disponibles (widgets), les utilisateurs peuvent accéder à leur compte Gmail et autres messageries, gérer leurs favoris, visualiser des vidéos en provenance de Youtube, de Dailymotion, etc. Ces contenus divers peuvent être enrichis de « webnotes » (remarques ou brefs commentaires) à l’intention des visiteurs de la page, car Netvibes est également un puissant outil de publication. Il met en application le principe du Web 2.0, c’est à-dire celui de l’interactivité entre les internautes et l’Internet. Dans cette optique, l’internaute n’est plus un simple lecteur passif : il devient, à son tour, source d’information, qu’il est en mesure d’ échanger dans le cadre d’une communauté.
Pour conclure, on peut citer des outils moins récents mais toujours d’actualité : les abonnements aux newsletters, les forums de discussion, les weblogs, les Podcasts, les sites de la presse professionnelle et spécialisée, les salons, les experts…
Les mots-clés à retenir
- Système d’information : Ensemble des moyens humains et techniques utilisés pour la recherche, le traitement, le stockage et le partage de l’information.
- Veille informationnelle : dispositif organisé de surveillance des informations sur un thème précis pour anticiper une action ; la surveillance des informations est effectuée à partir d’outils et de sources d’information diverses (flux RSS, newsletter, abonnement revue…).
- Fichier : Ensemble d’informations consignées sur un support (le plus souvent informatique)
- Banque de données : Ensemble de données (textes de loi, articles de presse, statistiques,… ) relatif à un domaine défini de connaissances et organisé pour être directement utilisable à titre gratuit ou onéreux par tout utilisateur.
- Base de données : ensemble de données organisées dont l’accès est limité à des utilisateurs habilités.
- Moteur de recherche : Serveur Internet permettant de retrouver des sites Web à partir de mots clés (Ex : Google, Yahoo, Altavista, …) ; on parle de recherche par interrogation.
- Annuaire : répertoire thématique d’adresses (Ex. Yahoo) ; on parle de recherche par navigation.
- Méta moteur : Logiciel activant la recherche sur le Web à partir de plusieurs moteurs de recherche et/ou annuaires (ex. : Ixquick, Métacrawler)
- Flux RSS : (Really Simple Syndication) : la technique des fils ou flux RSS est une fonctionnalité offerte par certains sites pour fournir des contenus régulièrement mis à jour. Cette méthode permet à l’internaute d’être alerté en permanence quand de nouvelles informations sur un sujet qu’il a déterminé au préalable apparaissent. (on parle de méthode « Push »).