La gestion budgétaire d’une entreprise repose sur la prévision des recettes et des dépenses. En collaboration avec un responsable, l’assistant(e) de manager peut être amené(e) à élaborer le budget de fonctionnement d’un service et doit être en mesure d’interpréter un budget de trésorerie.
Les différents budgets
Les budgets de fonctionnement sont relatifs à un service ou à une activité (participation à un salon, organisation d’un événement…).
Le budget de trésorerie regroupe l’ensemble des budgets et permet de connaître le montant de la trésorerie en fin de mois (l’argent disponible).
Les budgets sont interdépendants dans une entreprise, et sont construits dans un ordre logique. Les budgets des ventes conditionnent le budget des productions et des investissements, qui déterminent le budget des charges.
Le budget de fonctionnement
Le budget de fonctionnement reprend et décrit avec précision toutes les dépenses et les recettes d’un service. Il fait partie du budget général de l’entreprise.
Il est construit à partir des données en volume et en valeur financière. De plus, il comprend les dépenses nécessaires au fonctionnement de l’activité ou du service :
- Les charges du personnel (salaires + primes + charges patronales) ;
- les charges liées aux activités (hébergement, restauration, déplacements, formation) ;
- et les charges de fonctionnement (amortissement des investissements, locations immobilières et mobilières, assurances, téléphone, énergie, matériel et fournitures de bureau, logiciels, maintenance informatique).
Ce budget est mensualisé et doit faire l’objet d’un suivi régulier. Les tableaux de suivi permettent d’analyser les postes de dépenses et de mettre en place des alertes et des actions correctives si besoin.
Le budget de trésorerie
Il présente mois par mois les dépenses et les recettes. Il centralise tous les flux d’encaissements et de décaissements.
Le montant de la trésorerie est bénéficiaire ou déficitaire. Le manager devra trouver des solutions pour rééquilibrer un budget déficitaire comme payer les fournisseurs, réduire le crédit client ou demander des autorisations de découvert aux banques…
Dans le cadre du contrôle budgétaire, il est indispensable de comparer les prévisions budgétaires avec les réalisations, d’analyser les écarts et de prendre les décisions correctives.
Le contrôle budgétaire
Voir chapitre sur le tableau de bord
En fin de projet, il est indispensable de comparer les prévisions budgétaires avec les réalisations, d’analyser les écarts et de prendre les décisions correctives.
La bonne tenue des différents budgets permet d’avoir une vision synthétique des résultats. On peut ensuite réaliser des tableaux de bord à l’aide des données contenues dans les budgets.