La conduite d’un projet au sein d’une entreprise enclenche la mise en place d’un suivi au moyen de réunions. L’assistant(e) doit être en mesure de choisir le type de réunion adapté, de déclencher ces réunions, de communiquer. 

Les types de réunions 

Réunion d’information : Informer, expliquer une décision, un choix stratégique…

Réunion de résolution de problèmes : Recueillir des avis, des idées, réfléchir sur une situation, analyser les causes et proposer des solutions par un nombre restreint de participants. En gestion de projet, il peut s’agir de tous les participants au projet. 

Réunion de négociation : Discuter, négocier des contrats, des propositions salariales, des horaires de travail, de partenariat, de distribution… En gestion de projet, négociation de contrat avec le client, de délais, du cahier des charges ; de deux participants ou plus suivant le type de négociation. 

Réunion de créativité : Recueillir le maximum d’idées, de propositions dans un domaine précis (marketing, communication), ou autour d’une étape d’un projet. En général, les membres du service concerné y participent. 

Réunion interne ou de coordination : Faire le point et coordonner les activités à venir avec les  membres d’un service sur un sujet précis.

Les réunions peuvent également se tenir à distance via le téléphone (conference call) ou le Web au moyen de logiciels dédiés du type Webex. 

Préparer la réunion 

La liste de contrôle 

L’assistant(e) est souvent chargé(e) de la préparation et de l’organisation des réunions. Une liste de contrôle lui permet de planifier au mieux les différentes tâches à mener. 

Voir le chapitre sur la méthode QQOQCP

Afin d’établir la liste de contrôle de façon exhaustive, on peut utiliser la méthode QQOQCP (qui, quand, où, quoi, comment, pourquoi). 

Les principales tâches à effectuer avant la réunion 

  • Réserver la salle suivant le nombre de participants. 
  • Vérifier la fonctionnalité du matériel (vidéo projecteur, branchements, paperboard…). 
  • Préparer les accessoires (stylos, blocs, marqueurs, papier pour paperboard…). 
  • Préparer la disposition des tables. 
  • Faire appel à l’assistance technique en cas de nécessité avant la date de la réunion.
  • Préparer tous les supports (papier ou visuels) nécessaires à la conduite de la réunion. 
  • Vérifier la liste des participants. 
  • Établir des badges et des chevalets nominatifs (si besoin).
  • Prévoir si besoin, eau, café, thé.
  • Prévenir l’accueil pour la prise des messages. 
  • Préparer l’envoi des convocations/invitations aux participants. 

Animer une réunion

Une réunion efficace est une réunion bien animée. Cela passe par diverses actions avant, pendant et après la réunion. 

Avant la réunion 

L’animateur endosse plusieurs rôles tels qu’orateur, facilitateur,  dynamiseur de la réunion. Il doit donc bien la préparer pour assurer une fluidité des échanges. 

Il définira les objectifs de la réunion, les points à aborder (ordre du jour), les participants à convier.

Le jour de la réunion, il doit accueillir les participants (avec émargement d’une liste de présence si besoin) et distribuer les documents nécessaires. 

Pendant la réunion 

  • Détermine l’objectif, rappelle l’ordre du jour
  • introduit le sujet
  • propose une procédure de travail
  • anime les débats
  • régule le flux des idées
  • utilise un support
  • met fin à la réunion, donne des directives, propose une prochaine date…

Les techniques d’animation 

L’animateur ajustera son mode d’animation en fonction du type de réunion. Il utilise les techniques de communication (voix, gestuelle, intonation, débit) afin de maintenir le rythme des échanges. 

II a un rôle de facilitateur et doit mener différentes actions afin de permettre l’émergence d’idées : 

  • Écoute active (neutralité, respect de la parole) ; 
  • savoir-être (maîtrise, dynamisme) ; 
  • distribution équitable de la parole ;
  • identification du verbal, du non verbal (la gestuelle) et du paraverbal (ton, débit) ;
  • régulation des interventions ;
  • cadrage. 

Certaines techniques sont utilisées pour animer la réunion de manière dynamique. 

Après la réunion 

Il peut être demandé à l’assistant d’établir et de proposer au manager un compte-rendu de la réunion : il devra être précis, exhaustif, présenté selon les règles appliquées dans l’entreprise, et adressé aux bons interlocuteurs.