1- Une information dont la source est identifiée
C’est une information dont on a identifié l’auteur, ainsi que le support d’origine (ouvrage papier, média, site Internet, etc.). L’identification est le premier critère d’évaluation de l’information. Une information non identifiée n’est pas exploitable par l’assistant(e), et doit être écartée de la collecte, compte tenu de sa non pertinence.
2- Une information accessible
Une information identifiée doit rester accessible, c’est-à-dire facilement localisée et retrouvée.
Or, l’accès aux documents sur Internet est, par nature, incertain. A tout moment, toute page Web est susceptible de disparaître ou d’être modifiée, et de produire un lien « mort ». Par précaution, l’assistant(e) doit donc systématiquement sauvegarder les documents ou les pages Web qu’il (elle) exploite pour le compte de son manager.
3- Une information fiable
Avant toute utilisation, le contenu d’une information doit avoir été vérifié et éventuellement recoupé par redondance. La vérification par redondance consiste à consulter d’autres sources pour y rechercher des concordances. Quand elles existent, l’information se trouve validée, c’est-à-dire considérée comme fiable et utilisable. Cependant, fiabilité ne signifie pas automatiquement véracité, mais plutôt présomption de véracité. Les informations diffusées par des sources professionnelles ou institutionnelles bénéficient d’une légitimité présumée, dispensant l’assistant(e) d’avoir à les valider.
4- Une information apportant de la nouveauté
Cet apport renvoie à la définition même de l’information. L’information doit apporter quelque chose du nouveau, d’original, qui augmente les connaissances du manager. Elle doit, selon les spécialistes, diminuer son entropie, c’est-à-dire son incertitude vis-à-vis de l’environnement de l’entreprise. Un des fléaux d’Internet est la redondance, qui concernerait presque le tiers des documents.
5- Une information précise, exacte et exhaustive
Les critères de densité, d’exactitude et de complétude de l’information sont des éléments indispensables à son exploitation et à son traitement. Leur absence complique, voire compromet, sa valorisation. L’assistant(e) doit s’assurer de l’exactitude et de la complétude des informations qu’il (elle) transmet à son manager.
6- Une information datée et actualisée
Une information obsolète diminue, voire annule, son utilité. Sa mise à jour, son actualisation sont des critères importants de pertinence. La datation de toute information est obligatoire.
7- Une information utile
L’information « utile » au manager est celle qui, face à une situation donnée, va lui permettre de prendre la bonne décision. Cette adaptation de l’information aux besoins du manager et aux objectifs qu’il poursuit est, en définitive, le critère principal de sa pertinence.
Après savoir comment reconnaître une information pertinente, l’assistant manager peut mettre en place une veille informationnelle.