Après avoir choisi le candidat qui correspond à ses attentes, l’organisation doit maintenant l’accueillir et l’intégrer à l’équipe en place.
L’intégration peut se faire sous différentes formes, grâce à plusieurs outils et avec un souci de réussite, dans un temps parfois restreint. Un accueil et une intégration de qualité permettent au salarié d’être rapidement opérationnel.
De l’embauche à l’intégration
La durée du processus d’intégration varie de quelques jours à quelques mois. Il est généralement terminé à la fin de la période d’essai en ce qui concerne l’accompagnement par un tuteur.
Les formalités administratives avant l’arrivée
Ces formalités administratives sont aujourd’hui simplifiées grâce à la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).
Le salarié signe son contrat de travail pour officialiser la relation de travail, avant sa prise de fonction et dans un délai maximum de deux jours.
En interne, le service RH met à jour son SIRH et communique au personnel en poste le nom et la fonction du nouvel arrivant. Son bureau et poste de travail doivent être préparés.
L’organisation doit informer les clients, partenaires, fournisseurs qu’ils auront un nouvel interlocuteur.
Une fois les formalités administratives accomplies, le salarié peut commencer à exercer ses fonctions.
L’intégration
L’intégration regroupe l’ensemble des actions menées lors de l’arrivée d’un nouveau salarié dans le but de faciliter sa prise de fonction et sa mise au travail. Une intégration réussie participe au sentiment d’appartenance et à la motivation des salariés.
Les actions et outils de l’intégration
Le jour de l’arrivée
Le jour de l’arrivée, le salarié est accueilli par l’équipe de direction et le tuteur. Il se voit remettre les différents documents nécessaires à sa prise de fonction, les clés, badges, codes d’accès divers, le règlement intérieur.
Le livret d’accueil regroupe toutes les informations utiles au salarié pour évoluer dans l’organisation. Le plus souvent, il est composé de l’historique, de l’organigramme, d’un trombinoscope, d’un mot d’accueil de la direction, d’explications sur le fonctionnement d’un service. Il existe sous format papier mais le format numérique tend à se généraliser, ce qui facilite sa mise à jour. Ce livret peut également être consulté sur l’intranet de l’entreprise.
L’entreprise peut désigner un tuteur, une personne ressource qui se charge du nouvel arrivant pour l’accompagner à ses débuts et répondre à ses interrogations. Le choix du tuteur est important : il faut une personne disponible et expérimentée, disposée à transmettre la culture d’entreprise. Dans le cadre d’un départ en retraite ou d’un remplacement pour mutation, la prise de fonction peut se faire progressivement avec un accompagnement par le salarié sur le départ. Dans certaines entreprises, on parle alors de « tuilage« .
La visite des locaux permet au salarié de prendre ses marques et de visualiser les différents espaces de travail.
Après l’arrivée
L’accompagnement du salarié doit être fait jusqu’à l’autonomie afin de garantir une bonne intégration. Des entretiens avec la hiérarchie peuvent être organisés à la fin de la première semaine, du premier mois, de la période d’essai.
Un questionnaire peut aussi être proposé pour évaluer l’intégration. Il permet au service RH d’analyser et éventuellement de modifier la procédure d’intégration des salariés dans le but de faciliter les prochaines arrivées.
Les enjeux de l’intégration
Les enjeux se situent à plusieurs niveaux.
Une intégration réussie permet de montrer une image très positive de l’organisation, avec des collaborateurs fidèles et motivés, qui adhèrent aux valeurs de l’entreprise. Le sentiment d’appartenance développé permet une productivité plus importante. La réputation de l’entreprise est également un des enjeux de l’intégration.
L’enjeu économique est réel, compte tenu du coût que représente un recrutement. En effet, un salarié recruté mais non intégré peut souhaiter quitter l’entreprise pour un concurrent. Il faudra à nouveau recruter, ce qui occasionne de nouveaux coûts.