16 conseils pour améliorer la gestion de son temps
- Triez vos activités
- Ne négligez pas le planning
- Gérez votre temps comme une ressource rare
- Ne réagissez pas à chaud aux crises
- Comptez vos manipulations.
- N’encombrez pas votre bureau de dossiers dans l’espoir de ne pas les oublier.
- Devant toute tâche, commencez « petit » en sélectionnant un projet qui vous assure un aboutissement dans un délai raisonnable.
- Respectez les lois sociologiques.
- Ne vous laissez pas démoraliser par « l’effet Zeigarnik« .
- Fiez-vous aux statistiques !
- Hiérarchisez dans tous les sens du terme.
- Méfiez-vous des listes indifférenciées.
- N’attendez iamais les retardataires.
- Contrôlez ce que vous déléguez.
- Ne valorisez pas les signes extérieurs du travail.
- Complimentez ou critiquez non pas collaborateurs mais leurs actions.
Lois sociologiques sur la gestion du temps
- Loi de Fraisse : prend en compte la dimension subjective du temps suivant l’intérêt personnel qu’on porte à l’activité
- Loi de Carlson : un travail interrompu plusieurs fois prend beaucoup plus de temps quand à sa réalisation.
- La loi de Parkinson : dilatation du temps
- Loi d’Illich : rendements décroissant : au delà d’un certain seuil de travail la charge supplémentaire ne sera plus rentable
- Loi de Swoboda : l’entreprise doit être soumise au biorythme du personnel
Les agendas partagés
L’agenda électronique partagé est un outil adapté pour le travail collaboratif.
Fonctionnalités de l’agenda partagé
- Gestion de planning(s) personnel(s), consultables par jour, semaine ou mois.
- Consultation et modification des activités, selon les droits d’accès accordés.
- Envoi automatique de courriels ou sms informant des modifications.
- Proposition de plages de réunions à tous les membres d’une liste de diffusion (service, groupe projet.
- Visualisation de plusieurs agendas, avec possibilité de synchronisation des activités (changement immédiat de l’agenda pour toutes les personnes concernées).
- Création d’alertes pour rappeler automatiquement des événements (Avant-veille pour un voyage, trente minutes avant une réunion sur le lieu de travail…).
- Résolution automatique de conflits entre les agendas de plusieurs personnes avec des règles de préséance. L’agenda va proposer une date ou toute personne du groupe est disponible. Association de ressources matérielles associées (réservation de salle ou matériel, voiture …).
- Possibilité de masquer les RDV personnels (notés comme plages d’indisponibilité).
Les agendas personnels et agendas de l’organisation se mettent à jour automatiquement.
Rôle de l’assistant de manager
L’assistant Manager est chargé(e) de la tenue de l’agenda personnel du(des) manager(s) en tant que soutien à l’organisation du travail du(des) manager(s) (voir le cours sur comment convaincre son manager de déléguer ?).
Il peut ainsi suivre et mettre à jour, en temps réel, depuis son poste informatique, l’agenda de plusieurs personnes, organiser rapidement une réunion en tenant compte des contraintes de chacun, bloquer des dates à n’oublier sous aucun prétexte (participation à un salon…).
Cet agenda partagé peut être consulté ou modifié à travers le monde, dès lors qu’existe une connexion internet, que ce soit sur un ordinateur, un portable, un organisateur ….
En cas de conflits de planification n’ayant pu être résolu par le logiciel, l’Assistant Manager sous la responsabilité et les directives de son manager, devra procéder à des arbitrages afin de débloquer une situation (Ex.: pas de plage de réunion possible pour réunir tout le groupe).