Les stocks de fournitures et autres produits d’une entreprise doivent être gérés de façon optimale. C’est une priorité pour l’entreprise dont l’objectif est de réduire ses coûts de fonctionnement tout en assurant la continuité du service ou d’une production.
Les enjeux de la gestion des stocks
Les fournitures ou consommables, les produits livrables, doivent être disponibles pour ne pas retarder le travail sans pour autant être stockés en trop grande quantité car ces postes représentent un coût important.
Pour cela, il faut éviter toute rupture de stock, toute détérioration due à de mauvaises conditions de stockage et respecter le budget imparti. Cela suppose :
- Une évaluation des besoins réels ;
- un choix judicieux des fournisseurs et des articles ;
- la surveillance du niveau des stocks.
Les achats
Une entreprise met en place une politique d’achats (qu’il s’agisse de petit ou de gros matériel) avec des procédures à respecter.
L’assistant(e) peut être amené(e) à gérer la partie « stock » (celui de son service ou de l’entreprise elle-même) dans le respect des procédures mises en place.
La gestion des stocks
L’enregistrement
Une fois la commande passée, on enregistre les articles reçus dans le PGI de l’entreprise ou dans un tableau Excel.
Cet enregistrement reprend :
- La référence du produit ;
- le libellé exact du produit ;
- la quantité commandée ;
- le prix unitaire ;
- le nom du fournisseur et ses coordonnées.
Les diverses méthodes de prélèvement dans les stocks
| Aléatoire | Aucun ordre de prélèvement, aucune distinction d’ancienneté Utilisé principalement pour les petites fournitures |
| Premier entré premier sorti (FIFO, First ln First out) | Prélèvement des articles entrés en premier dans le stock Idéal pour les articles avec une date de péremption |
| Dernier entré premier sorti (LIFO, Last ln First Out) | Prélèvement des articles entrés en dernier dans le stock |
Aléatoire : Aucun ordre de prélèvement, aucune distinction d’ancienneté. Utilisé principalement pour les petites fournitures
Premier entré premier sorti (FIFO, First ln First out) : Prélèvement des articles entrés en premier dans le stock. Idéal pour les articles avec une date de péremption
Dernier entré premier sorti (LIFO, Last ln First Out) : Prélèvement des articles entrés en dernier dans le stock
La question du niveau de stock
La fiche de stock (support papier, sur Excel ou dans le PGI) recense les informations concernant un produit. Elle permet de calculer les stocks critiques et de décider des commandes.
II est nécessaire de comprendre la signification des termes suivants pour utiliser correctement ce document.
Stock initial (SI) : stock au début d’une période.
Stock final (SF) : stock à la fin de la période.
Les stocks minimum (SM) : correspond aux ventes pendant les délais de livraison (consommation, délai d’approvisionnement).