Le coût d’un projet s’établit en évaluant les coûts des ressources humaines et des ressources matérielles nécessaires à sa réalisation.
Le budget prévisionnel du projet est l’ensemble des dépenses estimées. Elles comprennent des coûts directs, affectés directement au projet, et des coûts indirects qui ne peuvent pas être directement affectés.
Évaluer le coût du projet
Les coûts indirects
Les coûts indirects sont calculés en fonction des ressources mobilisées pour le projet : factures de consommables, loyer, électricité… Un prorata de ces dépenses va être affecté au projet en fonction du temps estimé d’utilisation.
Les coûts directs
Les coûts directs sont nombreux ; ils comprennent :
- La main-d’œuvre interne (coût de la main d’œuvre = coût du travail x temps passé à l’activité) ;
- les ressources humaines externes (coût total = prix d’une unité de facteur x quantité de facteurs) ;
- les achats liés au projet (produits, équipements, frais de communication, transport, assurance, expertise, Conseil audit…) ; ces montants seront collectés lors des appels
- les frais annexes tels que les déplacements en voiture, train ou avion, la restauration, l’hébergement.
Préparer le budget
Lister les coûts
La préparation du budget prévisionnel permet de concevoir un outil de référence pour la durée du projet afin de pouvoir comparer les dépenses réelles au de 3 à 5 % du montant total des dépenses.
On liste tous les éléments à intégrer au budget et on les classe par rubrique.
Présenter le budget
Un budget prévisionnel est présenté sous forme de tableau avec les fonctions du tableur Excel. On calcule souvent des sous-totaux à chaque catégorie de dépenses afin de faciliter la lisibilité et de répartir correctement les coûts indirects.
Le budget n’est valable et utile que s’il est daté.