Le comité de pilotage est constitué d’un groupe de personnes décisionnaires et responsables. doit veiller au bon déroulement d’un projet du point de vue opérationnel en entretenant à la fois une bonne dynamique au sein du groupe et des différents acteurs qui le compose et en vérifiant les ressources matérielles.
Le comité de pilotage assure un suivi fiable avec un regard constant sur l’ensemble du projet. Il mesure précisément son avancement, valide les dates-clés et sait prendre les décisions qui s’imposent en cas de difficulté.
La constitution du comité
Le comité est constitué d’un maître d’ouvrage qui assure la stratégie et d’un maître d’œuvre, ou chef de projet, qui assure l’opérationnel. Il prend ses fonctions dès que le budget du projet a été validé.
Au cours du projet, le comité de pilotage va comparer le réalisé avec le prévisionnel, et éventuellement réviser les plannings et les charges.
L’équipe du projet
L’équipe du projet est composée de l’ensemble des acteurs venus d’horizons différents et désignés pour le comité de pilotage.
La gestion des ressources humaines
La réussite du projet repose sur la bonne organisation de cette équipe. Un des premiers critères lors de la planification du projet est la prise en compte des contraintes, comme les congés, les jours de RTT et les ressources de chacun. Le taux d’affectation des personnes est ainsi planifié en fonction des phases du projet : certaines personnes sont dédiées à 100 % au projet, et d’autres en fonction des besoins.
La stabilité de l’équipe est un enjeu important. Les projets de longue durée sont sources de démotivation, d’usure. À cela s’ajoutent les surcharges de travail alternées avec des temps morts, ce qui entraîne un important risque de turnover. Il faut prévoir des remplacements et s’assurer du transfert de compétences auprès des ressources demeurant sur le projet.
L’impact du management
Le chef de projet est un manager d’équipe. Il adopte un management vertical ou transversal aux différentes étapes du projet. Son rôle-clé agit sur le climat général de l’équipe, sur la motivation et l’implication de ses membres.
Management vertical : Le manager gère une équipe avec une autorité directe sur ses collaborateurs. souvent spécialiste dans son domaine. Ses pouvoirs sont liés à sa fonction et, en tant que « chef« , il a le pouvoir de la récompense et celui d’exercer une contrainte. La communication est plus lente voire plus difficile.
Management transversal : Le manager conduit une équipe sans autorité directe, il n’est pas spécialiste les champs abordés par le projet et travaille en incertitude forte. Ses pouvoirs sont personnels, liés à ses compétences et à son charisme. L’information est fluide entre les différents membres de l’équipe et lui. Il espace de parole pour chacun, en adoptant un mode de management régulant ainsi des conflits à leur source. II sait mieux travailler avec tous les membres de l’équipe et son pouvoir d’implication et sa motivation sont plus importants.
Pour favoriser un climat favorable :
- Le manager adopte une attitude positive et équitable vis-à-vis des membres de son équipe ;
- il favorise l’intégration de nouvelles ressources par des formations et un encadrement adapté ;
- il choisit les profils de compétence adaptés au projet.
Pour souder les équipes projet :
- Il reformule l’objectif commun régulièrement, afin de maintenir la cohésion dans le temps ;
- il organise des soirées au restaurant, des soirées thématiques avec des jeux d’équipe ;
- et il encourage les initiatives individuelles.
Le pilotage des ressources
Les ressources humaines
Au cours du projet, il est important de toujours vérifier l’adéquation entre les ressources et les besoins, dans le but d’optimiser l’affectation des ressources.
Le chef de projet évalue à date régulière les besoins par rapport aux profils de compétence requis. Il réajuste les taux d’affectation de ressources en fonction des imprévus (une tâche qui s’avère plus longue que prévu…).
Les ressources matérielles
Les besoins en ressources matérielles peuvent évoluer au cours du projet. Ils sont vent exprimés par les membres de l’équipe.
Le chef de projet devra répondre rapidement à ces nouveaux besoins et gérer les risques liés à d’éventuelles indisponibilités. L’obtention des ressources matérielles supplémentaires dépendra de l’accord du comité de pilotage et de la direction.
Les indicateurs de pilotage
La notion d’indicateur
Les indicateurs de pilotage du projet déterminent l’état d’avancement du projet et permettent de mettre en avant sa réalisation ou son absence de mise en œuvre totale ou partielle : ils mesurent une situation ou un risque, donnent une alerte ou signifient l’avancement correct du projet.
Le choix des indicateurs
Les indicateurs (financiers, humains, techniques, économique, de qualité, de flexibilité, d’éclairage) doivent être :
- Clairs et en lien direct avec l’action à entreprendre ;
- les moins nombreux possible ;
- non manipulables (n’importe quelle personne de l’entreprise doit être en mesure de les lire de la même façon) ;
- prédictifs (ils doivent prévoir l’avenir) ;
- évolutifs (ils doivent pouvoir évoluer en même temps que la stratégie).
Identifier les indicateurs de pilotage nécessite une réflexion préalable et implique de :
- Déterminer le plan d’actions à mettre en œuvre pour atteindre les performances espérées ;
- identifier les actions concrètes à mettre en œuvre, chiffrées et mesurables ;
- s’assurer que ces actions soient ambitieuses mais réalistes (objectifs atteignables) ;
- repérer les personnes responsables de ces actions ;
- retenir les indicateurs les plus pertinents.
Les indicateurs sont regroupés sous la forme d’un tableau de bord, le scoreboard.