Une fois le projet terminé, on en fait le bilan pour vérifier si les objectifs ont été atteints. En analysant et précisant les réussites et les difficultés rencontrées pendant le projet, on pourra en tirer des enseignements.
Enfin, le bilan a pour objectif de mesurer la bonne conduite du projet, la coordination des équipes, la maîtrise des coûts et des délais.
Le bilan doit être réalisé rapidement (dans les 2 mois qui suivent la fin du projet) et par l’équipe entière.
Le principe
En fin de phase de projet, il appartient au chef de projet de rédiger le bilan avec son équipe. Le bilan couvre les étapes du projet depuis l’étude préalable jusqu’à la mise en œuvre. Cela demande au chef de projet une collecte minutieuse des éléments qui lui permettront de dresser un bilan argumenté du projet.
Il est possible d’utiliser un document « bilan de projet » qui sera mis à la disposition de l’équipe et complété à chaque phase du projet en y renseignant les points forts, les points faibles et ce que l’on peut en retenir.
Le document
Le bilan est un rapport structuré, appelé aussi « rapport de clôture de projet« . Il propose une synthèse du projet et formalise sa fin.
La présentation contient des mentions obligatoires :
- 1re page : nom du rédacteur, des destinataires, titre du projet et date du rapport ;
- 2e page : table des matières ;
- les pages sont numérotées et comportent des notes de bas de page ;
- les annexes sont numérotées et présentées dans une table.
Le rapport sera enregistré au format PDF pour diffusion numérique et/ou imprimé et relié pour archive et consultation lors de la réunion finale.
La clôture du projet
La clôture du projet est un moment à la fois convivial et très professionnel, qui prend la forme d’une réunion, d’un séminaire ou d’un cocktail d’inauguration du projet.
Cet événement est l’occasion de remercier les équipes qui ont participé au projet, reconnaître les compétences et souligner les talents de chacun, ce qui permet de renforcer la cohésion et la motivation au sein de l’entreprise.
Le retour d’expérience (REX ou RETEX)
À la suite du projet, le retour d’expérience doit être minutieusement préparé et la communication doit être soignée. Les thèmes abordés peuvent à la fois être porteurs lorsque le bilan est positif comme destructeurs si le bilan est mitigé. L’analyse s’appuiera sur des éléments à la fois quantitatifs et qualitatifs.
Le retour d’expérience peut prendre plusieurs formes.
Formes de REX
Favoriser les échanges :
- entretiens
- questionnaires
- ateliers de parole
Les participants
- Organisateurs : chef de projet ou manager
- Participants : l’équipe du projet
Communication
- Convocations à une réunion (mention de la date, l’heure, les objectifs, thème et enjeux)
- Fiche de retour d’expérience à faire circuler
Les ateliers de REX confiance doivent répondre aux critères habituels de l’animation de réunion à l’aide : favoriser un climat de confiance et une participation active, encourager les échanges à l’aide de questions ouvertes, constats, bilan chiffré…