A. Composants et rôle du système d’information
c’est un ensemble d’éléments qui agissent les uns avec les autres par l’intermédiaire de flux d’informations destinés à en assurer le fonctionnement. Ces éléments correspondent à des hommes et à du matériel (bases de données, infrastructure réseau, poste de travail informatique, réseaux Internet ou Intranet, outil de groupware…).
Les hommes sont les décideurs (cadres, agents de maîtrise) mais également les salariés (employés) qui à l’occasion de leur travail reçoivent et transmettent des informations. Les individus qui donnent et reçoivent l’information sont des stations entre lesquelles circulent les flux d’informations transmises au moyen de supports.
Les supports peuvent être verbaux (téléphone, dialogue direct), écrits (nom de service, rapports), audiovisuels (vidéo, rétroprojecteur) et surtout aujourd’hui informatique (bureautique, télématique )
L’information doit être fiable, disponible et appropriée à la situation. Elle se gère par des opérations de collecte et de saisie, de traitement (tri, analyse comparée), de diffusion et de stockage. La montée en puissance de l’information modélise aujourd’hui les entreprises qui sont devenues de vastes systèmes d’information permettant d’avoir accès à de nombreuses connaissances.
Dans l’entreprise, L’information joue un rôle technique qui permet la gestion de l‘entreprise par le biais de la coordination des activités, la prise de décision et de la régulation.
L’information joue un rôle psychologique car elle permet de motiver les salariés dans le cadre général de la communication en assurant la cohésion de ses membres par le développement d’un esprit d’entreprise.
L’information joue un rôle social dans le cadre d’un dialogue social interne, effectué avec les représentants du personnel, ou externe, dans le cadre de relations de l’entre_ prise avec les organismes sociaux ou les collectivités locales.
B. Opportunités du système d’information
La maîtrise du système d’information permet à l’entreprise de gagner en productivité en permettant aux salariés de se recentrer sur leur métier, qui gagne en autonomie et en réactivité en les déchargeant de certaines tâches rendues plus efficaces.
La réorganisation du système d’information de l’entreprise permet d’optimiser le fonctionnement des services en améliorant la gestion de l’information et les interactions entre les différentes fonctions de l’entreprise, ce qui améliore la performance commerciale, l’efficience des fonctions supports, et permet d’augmenter la marge opérationnelle ou encore de garantir la traçabilité de l’information.
La transformation numérique de l’entreprise par le biais de son système d’information doit tenir compte de l’évolution des technologies (Cloud, objets connectés …l, ces changements technologiques renforçant l’importance de la qualité des architectures du système d’information et la bonne gestion des données.
Les facilités de communication transforment les structures des entreprises en multipliant les partenariats divers, notamment dans le cadre d’externalisations. La proximité avec les clients implique de nouvelles stratégies commerciales.
Les relations immédiates des acteurs de l’entreprise entre eux permettent un contrôle et une réactivité plus efficace. Le contact entre la hiérarchie et les subordonnés change de nature. Les prises de décisions stratégiques ou opérationnelles deviennent plus performantes grâce aux informations obtenues et à la facilité d’imposer les décisions prises.
De nouveaux secteurs d’activité émergent, notamment autour des entreprises liées aux prestations informatiques.
C. Les risques liés aux systèmes d’information
Il peut s’agir de problèmes liés à :
- la mise en place de nouveaux systèmes informatiques ;
- une demande de rançon effectuée par des pirates qui bloquent le système ;
- la faiblesse de certains objets connectés ;
- la cybercriminalité qui bloque certains types de production ;
- l’espionnage des informations d’entreprise ;
- un manque de personnel compétent et d’expertise ;
- des données perdues ou altérées et rendues inexploitables ;
- la divulgation d’informations confidentielles ;
- des programmes malveillants (virus, cheval de Troie, logiciels espions…) ;
- une mauvaise utilisation des mises à jour, des mots de passe, les pare-feu ou encore des antivirus.
Ces risques peuvent provenir du personnel de l’entreprise par maladresse ou manque de rigueur, de l’extérieur en cas de malveillances (interception, vol de matériel, chantage, abus de droit, déguisements d’identité, substitution d’utilisateurs, d’espionnage).
Ces problèmes peuvent être liés au matériel, aux logiciels (mauvaise utilisation, obsolescence, panne) ou à l’environnement, notamment climatique (humidité). Il existe aussi des risques juridiques liés au manque de respect de la législation sur la signature numérique, sur le respect de la vie privée, sur le droit de la preuve. De plus, l’ensemble de ces technologies génère des coûts importants (licence, acquisition et maintenance des ordinateurs, formation des salariés, coût des protections…)
Le dernier type de risque concerne les salariés dans le cadre :
- d’atteinte à Leur vie privée car la sphère professionnelle et la sphère privée deviennent de plus en plus proches ;
- d’une obligation de s’adapter aux évolutions très rapides des systèmes d’information avec une gestion des compétences plus complexes ;
- de changements structurels qui provoquent toujours des résistances car le mode d’organisation moins vertical et plus horizontal est source de problèmes d’adaptation ;
- d’un travail sur écran permanent avec toutes les fatigues physiques et psychologiques que cela peut provoquer ;
- de l’intensité du travail due aux multiples relations plus directes en interne entre les salariés, et en externe avec les clients et autres institutions ;
- de la massification de l’information qui, si elle permet un meilleur travail, implique aussi une gestion plus complexe, notamment dans le tri, et l’utilisation des données obtenues engendre des rythmes de travail plus soutenus ;
- du recul de l’autonomie du travail du fait des contrôles plus faciles liés au suivi informatique du travail des salariés. De fait, la pression s’intensifie sur les salariés.