La gestion d’un projet nécessite de suivre son avancement et de vérifier si tout se déroule conformément aux prévisions (planning, respect du budget…).
Le principe du suivi de projet
Voir chapitre sur le tableau de bord
Le suivi de projet s’effectue au niveau global et pour chaque tâche en fonction de la responsabilité de chaque acteur. Il repose sur des données chiffrées et prend la forme d’un tableau de bord.
Il s’articule autour de deux critères : les délais et le suivi du budget. Sa fréquence peut varier ; elle est en général mensuelle pour le suivi global et hebdomadaire pour le suivi par tâche.
L’exploitation des données chiffrées
La collecte des données s’effectue auprès des responsables et/ou des services concernés. Les éléments à analyser sont choisis en fonction de la nature du projet et des besoins de chacun.
Les statistiques
Ce sont des données exprimées en valeur absolue ou en valeur relative (pourcentage) présentées dans un tableau. Les chiffres doivent être comparés pour tirer des conclusions.
Exploiter les données statistiques
Après avoir lu et bien compris les données chiffrées, l’assistant(e) doit savoir les exploiter. Pour cela, il faut les traiter et les présenter dans un nouveau tableau après avoir converti les valeurs absolues en pourcentages, pour calculer le taux d’évolution, de répartition ou tout simplement pour calculer les écarts.
| Nature du calcul | Utilisation | |
| Répartition | Détermine le pourcentage de chaque élément dans un ensemble | Part relative / valeur totale x 100 |
| Augmentation de la valeur avec un pourcentage | Calcule la nouvelle valeur augmentation comprise | Valeur x 1 + taux d’augmentation |
| Diminution de la valeur avec un pourcentage | Calcule la nouvelle valeur réduction comprise | Valeur x 1 — taux de minoration |
| Évolution | Calcule une évolution en comparant un résultat à deux périodes données | (Valeur d’arrivée — valeur de départ) / valeur de départ x 100 |
| Écarts en valeur absolue | Calcule la différence entre l’objectif et la valeur réalisée | Objectif — valeur réalisée |
| Écarts en valeur relative | Calcule le pourcentage de différence entre l’objectif et la valeur réalisée | (Objectif — valeur réalisée) x 100 |
Commenter les tableaux
Les taux ainsi calculés peuvent ensuite être comparés dans le temps, en fonction des objectifs, ou dans l’espace (par rapport aux concurrents) pour en tirer des conclusions.
Pour faire une analyse pertinente des tableaux, il faut savoir lire les résultats et en tirer un commentaire adapté :
- utiliser les pourcentages par exemple permet de relativiser un montant en valeur absolue, qui peut apparaître important, mais qui, ramené à un pourcentage, sera minime.
- de même, les écarts entre la prévision et le réel doivent être mis en perspective : un dépassement de deux jours dans un projet peut être lourd de conséquences ou pas selon que cette étape s’inscrit dans le chemin critique ou non.
Chaque information est donc à relativiser avant d’élaborer des conclusions et créer des alertes. En trouvant la cause des écarts, on peut réadapter l’organisation du projet et apporter des rectificatifs. Pour cela, on utilise souvent le diagramme d’Ishikawa ou le diagramme de Pareto.
Toutes les données vont être utiles pour les commentaires et analyses. Plus la compréhension des chiffres sera immédiate, plus l’analyse sera efficace.
Alerter et mettre en place des mesures correctives
Dans la gestion d’un projet, plusieurs événements sont susceptibles d’intervenir et de modifier les paramètres du départ du projet (retard de délais, dépassement budgétaire…). On met donc en place une gestion et évaluation des risques.
La matrice de criticité
Dans l’objectif de quantifier et de qualifier les risques, on considère les éléments de calcul qui permettent de mesurer le niveau de criticité : le niveau de gravité du risque et la probabilité d’occurrence.
Les critères sont intégrés dans une matrice de criticité où des valeurs leurs sont attribuées. Les zones critiques sont ainsi définies. Il est possible de multiplier simplement les deux valeurs « gravité » et « probabilité » pour obtenir le niveau de criticité.
Probabilité d’occurrence : sur un chantier par exemple, les retards sont possibles en raison des intempéries. On peut estimer une probabilité à partir des statistiques météorologiques. La probabilité qu’il y ait un retard variera en fonction de la précision des prévisions. Le retard pourra être certain (probabilité 100 %) ou dans d’autres cas comme dans l’exemple, il n’y en aura pas (0 %).
Gravité : elle dépend de l’impact du retard. Par exemple, si une pluie survenait, le travail en cours prendrait deux jours de retard, or un jour de retard est égal à une pénalité de 5 000 deux jours de retards seraient donc graves.
La criticité se calcule ensuite en appliquant la formule gravité x probabilité.
La fiche action risque
La fiche « action risque » liste les actions à mettre en place pour traiter les risques identifiés. Elle est élaborée par le responsable des risques et validée par le chef de projet afin d’obtenir les ressources nécessaires.
Les actions décidées seront intégrées dans le planning, le budget et la liste des tâches. Les résultats produits seront reportés sur cette fiche. Il est possible de décider de continuer ou d’arrêter à tout moment les mesures correctives.