Le système d’information (SI) de l’entreprise est constitué des données qui permettent de regrouper, classifier, traiter et diffuser de l’information sur un environnement donné.
L’enjeu de l’entreprise est de mettre à disposition des moyens de dématérialisation et d’automatisation : l’assistant(e) de manager est au cœur du dispositif. La sécurisation du SI est primordiale.
Le rôle du SI
Le SI est un élément stratégique permettant d’améliorer la productivité de l’entreprise. Il est indispensable dans les tâches récurrentes de l’assistant(e) de manager notamment pour la réservation des trains, la gestion des stocks… Il permet d’accélérer les échanges et les traitements. Et il apporte une cohérence d’image qui rassure les clients.
Le SI repose sur quatre fonctions essentielles :
Les conditions d’un bon fonctionnement du SI
Le SI repose sur la bonne marche des outils de communication informatique tels que la connexion à Internet, la messagerie, le téléphone, le fax, la plateforme collaborative ainsi que sur le matériel informatique et les logiciels. Cela nécessite une maintenance importante, une mise à jour régulière et la mise en place de procédures pour faciliter leur utilisation.
Le SI représente un avantage concurrentiel. On définit sa qualité à partir de trois critères :
Fiabilité : Mettre à jour les informations
Immédiateté : Les informations doivent être disponibles en temps réel
Sécurité : Prévoir des dispositifs de sécurité qui garantissent la confidentialité et l’intégrité des informations
L’évolution du SI et le PGI
Un progiciel de gestion intégré (PGI) est un outil qui permet l’évolution du SI car il agit sur l’ensemble des processus de l’entreprise et permet de les automatiser. À partir d’une base de données unique, il intervient aussi bien dans la gestion des ventes, des stocks, de la production, de la comptabilité, de la gestion clients fournisseurs et des RH.
Il est important vérifier annuellement si le PGI est adapté aux besoins de l’entreprise et à ses utilisateurs. Les mises à jour sont incontournables et la redéfinition de son architecture est toujours possible en fonction des nouveaux besoins.
La sécurité du SI
On doit veiller à la sécurité du réseau puisque c’est un outil majeur de l’entreprise. Il s’agit de lutter contre les virus et de se protéger contre les fuites et les pertes de données.
L’entreprise doit identifier les risques possibles et les moyens de protection, puis mettre en place des réponses adaptées pour se protéger.
La prévention auprès des utilisateurs
Les mesures préventives et les moyens de protection techniques mis en place permettent de diminuer les risques et les menaces, mais une prévention auprès des utilisateurs anglais est aussi nécessaire ; c’est souvent à cause de mauvaises praquiques que des malwares s’implantent dans les systèmes.
Le recours à une charte informatique qui fixe un cadre clair des utilisations permettra aux nouveaux utilisateurs d’adopter les bonnes pratiques. Elle sera complétée par des formations régulières proposées à l’ensemble des utilisateurs.
Il est enfin important de veiller à la bonne formation de chacun : outre les mauvaises pratiques, des erreurs de manipulation peuvent créer des problèmes facilement évitables. Pour préserver la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité des données il est aussi important de protéger l’infrastructure que d’apporter une éducation numérique aux utilisateurs de l’entreprise.