L’étude du coût d’un projet
Prévoir les coûts
- Dans la plupart des cas, une décision a des incidences financières. Avant de faire le choix définitif d’une solution face à un problème à résoudre ou face à un besoin à combler, il est impératif d’évaluer le coût induit.
- La démarche consiste, dans un premier temps, à lister les différents frais auprès d’éventuels fournisseurs et en interne. Dans un second temps, il convient de s’interroger sur les apports de la décision : ressources supplémentaires générées (ex. : ventes, subventions) ou économies réalisées. Une recherche rigoureuse des informations utiles est indispensable puisqu’elle conditionne la pertinence de la décision.
L’analyse des coûts
Les charges variables
L’analyse des charges variables repose sur le fait qu’elles sont proportionnelle à l’activité. Pour bien comprendre leur comportement et effectuer des prévisions, il est possible d’en faire une représentation graphique.
Les charges variables se traduisent par une fonction de la forme y = a x avec x : indicateur d’activité (chiffre d’affaires, nombre de dossiers, nombre de demandes…).
Les charges variables sont proportionnelles au niveau de l’activité. Leur montant unitaire est fixe.
Les charges fixes
Ces charges se traduisent par une constante de la forme y = a. y (montant des charges fixes).
Les charges fixes ne varient pas, quel que soit le niveau de l’activité. En revanche, plus l’activité est importante plus leur montant unitaire moyen est faible (répartition ou amortissement des coûts).
Exemple : installer un distributeur de boissons dans l’espace d’accueil est une décision onéreuse si cet espace reçoit un visiteur par mois. En revanche, elle devient plus intéressante si des centaines de visiteurs consomment quotidiennement les boissons proposées.
Remarque : certaines charges ne sont pas totalement fixes ou totalement variables. Elles comportent une proportion fixe et une proportion variable ; on les appelle « charges semi-variables ».
Exemples :
électricité :
- part fixe : abonnement
- part variable : consommation
charges de personnel :
- part fixe : charges concernant le personnel permanent dans l’entreprise
- part variable : charges liées au recours au personnel intérimaire et aux heures supplémentaires.
La réalisation de prévisions
Évaluation du résultat
Souvent, la prise d’une décision est conditionnée par sa rentabilité, c’est-à-dire sa capacité à générer des bénéfices. L’étude de la variabilité des charges est à ce titre intéressante, puisqu’elle permet de comprendre et d’évaluer le résultat prévisionnel de la décision.
Autres exemples de prévisions
La connaissance du montant des charges variables, et notamment de leur évolution proportionnelle à l’activité, est très intéressante pour d’autres prévisions. En effet, si le manager sait que les charges variables représentent x % de l’activité (mesurée par les ventes, le volume de dossiers, le nombre d’usagers…), il pourra facilement effectuer des simulations de charges pour une décision potentielle. L’assistant de manager pourra également utiliser la variabilité des charges dans la gestion des dossiers relevant de sa responsabilité.
Exemple : le coût de la documentation à diffuser sur un salon représente x € par visiteur ; le coût total de la documentation sera obtenu en multipliant le coût unitaire par le nombre prévisionnel de visiteurs.
Les charges fixes, quant à elles, sont d’autant mieux absorbées que l’activité est importante. La connaissance de leur montant permet d’évaluer le niveau minimal d’activité nécessaire pour les couvrir.
Exemple : l’achat d’un photocopieur plus rapide permettra de gagner du temps et réduira les files d’attente. À partir de quel volume de photocopies le gain de temps obtenu compense-t-il le coût de l’investissement ?
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