La veille consiste à surveiller son environnement afin d’alerter en cas de menace ou d’opportunité, et ainsi de gagner un avantage concurrentiel.
Une veille doit donc être organisée, structurée et anticipée pour être efficace.
La mise en oeuvre de la veille
L’assistant(e) chargé(e) de la collecte d’information commence par établir une stratégie de veille puis détermine les axes de recherche prioritaires en fonction des objectifs et des attentes de ses responsables.
Deux méthodes de collecte d’informations
La méthode push repose sur un paramétrage automatisé d’Internet. Elle consiste à pousser vers l’utilisateur l’information dont il a programmé la recherche en fonction de critères choisis. Selon le cas, ces messages sont reçus dans son courriel, dans le compte d’un agrégateur, sur une page Web.
Avantages : Gain de temps, démarche automatisée, régularité de la mise à jour des résultats de la recherche
Inconvénients : Risque d’être rapidement submergé par l’information, répétition de la même information provenant de sites multiples
Avec la méthode pull (veille active), l’utilisateur se rend directement et régulièrement sur Internet pour en extraire les informations les plus récentes dans le domaine concerné.
Avantages : Information recueillie plus pertinente car mieux ciblée, aucun abonnement requis
Inconvénients : Nécessite plus de temps, risque de veille irrégulière (car non automatisée) et de manquer certaines informations
Les outils de la veille
Les moteurs de recherche
On peut trouver la plupart des informations sur internet en quelques cliques grâce aux moteurs de recherche : Google, Bing, Yahoo, Ask…
Il faut savoir déterminer les mots-clés importants, savoir utiliser les filtres proposés (langue, pays, images, vidéo, date…) et maîtriser les fonctions de recherche avancée afin de gagner du temps et d’obtenir des résultats pertinents.
Les flux RSS
Les flux RSS (Really Simple Syndication) sont des dépêches de contenus Web accompagnées de liens vers la version intégrale de ce contenu. La plupart des sites proposent de s’abonner à ce service gratuitement. Il suffit à l’utilisateur de cliquer sur le logo du fil RSS S pour se tenir informé des nouveautés.
Avec un nombre d’abonnement de flux restreint, une messagerie suffit pour recevoir les informations.
Avec un nombre important de flux, l’utilisation d’un agrégateur est indispensable : il permet de trier, agréger et classer des centaines de sources d’information. Les sources sont organisées sous forme de catégories. La consultation se fait comme un journal, en ligne ou sur le mobile.
Les agents d’alerte
On sélectionne des mots-clés sur Google Alerts (l’agent d’alerte le plus connu) afin d’être prévenu lorsque du contenu mis en ligne correspond au sujet. On choisit à quelle fréquence les requêtes arriveront sur la messagerie.
Les agents de surveillance
Pour les sites qui ne proposent pas de flux RSS les agents « intelligents » scrutent à intervalle régulier le contenu des pages Web qu’on leur indique et avertissent des changements : page Monitor (compatible avec Google Chrome), Distill Web Monitor (compatible avec Mozilla, firefox, Google Chrome).
Les outils de curation
La curation de contenu Web consiste à sélectionner, éditer et partager du contenu. La curation apporte de la valeur par rapport à l’agrégation, car elle sélectionne et trie l’information. Face à la surcharge d’information, la curation permet de mettre de l’ordre et d’animer ses espaces : Scoop.it permet ainsi de créer un journal personnalisé.
Les réseaux sociaux
Les réseaux Twitter, Facebook, LinkedIn permettent de suivre des personnes, des entreprises ou des organismes et de partager des informations intéressantes.
HootSuite, SproutSocial et TweetDeck sont des gestionnaires de réseaux sociaux qui regroupent les réseaux sociaux sur une interface unique.
La diffusion de la veille
Aussi importante que la collecte, la diffusion de l’information est à la fois un service et un exercice de communication qui doit être réalisé dans le respect des règles juridiques du droit de la publication et d’information.
Les mots-clés à retenir
- Système d’information : Ensemble des moyens humains et techniques utilisés pour la recherche, le traitement, le stockage et le partage de l’information.
- Veille informationnelle : dispositif organisé de surveillance des informations sur un thème précis pour anticiper une action ; la surveillance des informations est effectuée à partir d’outils et de sources d’information diverses (flux RSS, newsletter, abonnement revu…).
- Fichier : Ensemble d’informations consignées sur un support (le plus souvent informatique)
- Banque de données : Ensemble de données (textes de loi, articles de presse, statistiques…) relatif à un domaine défini de connaissances et organisé pour être directement utilisable à titre gratuit ou onéreux par tout utilisateur.
- Base de données : ensemble de données organisées dont l’accès est limité à des utilisateurs habilités.
- Moteur de recherche : Serveur Internet permettant de retrouver des sites Web à partir de mots clés (Ex : Google, Yahoo, Altavista, …) ; on parle de recherche par interrogation.
- Annuaire : répertoire thématique d’adresses (Ex. Yahoo) ; on parle de recherche par navigation.
- Méta moteur : Logiciel activant la recherche sur le Web à partir de plusieurs moteurs de recherche et/ou annuaires (ex. : Ixquick, Métacrawler)
- Flux RSS : (Really Simple Syndication) : la technique des fils ou flux RSS est une fonctionnalité offerte par certains sites pour fournir des contenus régulièrement mis à jour. Cette méthode permet à l’internaute d’être alerté en permanence quand de nouvelles informations sur un sujet qu’il a déterminé au préalable apparaissent. (on parle de méthode « Push« ).