Le DOPS… l’épreuve qui réunit toutes les matières professionnelles du BTS AM en un exercice, et pas des moindres.
Si tu es ici, c’est que tu te demande comment faire pour réaliser un DOPS :
- Quelle est la méthodologie ?
- Quels outils utilisés, et quand ?
- Sur quoi est on noté exactement ?
A la fin de cet article, tu sauras tout du DOPS, et aura toutes les connaissances pour le réussir le jour de ton BTS.
Présentation de l’épreuve
L’épreuve du DOPS (diagnostic opérationnel et propositions de solutions), de coefficient 4, est une épreuve permettant d’évaluer vos compétences professionnelles, puisqu’elle mobilise les finalités 1 à 5.
Le sujet, d’environ 15 pages, te présentes le contexte d’une organisation : structure, système d’information, rôles de l’assistant (toi) avec son manager… Elle se décompose en deux parties :
- réalisation d’un diagnostic opérationnel sous la forme d’un rapport ou d’une note
- mettre en oeuvre une décisions correctrice en mobilisant des outils d’analyse
Gestion du temps
L’épreuve est de 4 heures, mais ce temps imparti est en général insuffisant pour finaliser l’ensemble correctement. Il faut donc exploiter ces 4 heures du mieux possible !
- lecture du sujet : 30 minutes
- première partie : 1H45
- deuxième partie : 1H30
- relecture : 10 à 15 minutes
Lecture du sujet
La lecture du sujet doit être minutieuse et permet d’éviter des hors sujets. Il faut faire attention aux connecteurs (et, ou, mais…).
Gère correctement tes feuilles de brouillon, car tu en auras besoin ! Numérotes les en écrivant qu’au verso. Et surtout, ne rédige pas intégralement le rapport au brouillon, tu n’as pas le temps! Le plan suffit.
Méthodologie du DOPS
Première partie : réalisation d’un diagnostic et proposition de solution
Cette première partie du DOPS doit être rédigé sous forme de synthèse, ou le plan doit être en deux parties. Ne cherche pas à être original, le plan ressemble toujours à cela :
- Etat des lieux (faire le constat de la situation, avec en sous partie par exemples « problème financier », « problème organisationnel »…)
- Proposition de solution (faire la réponse au constat, et pour les sous parties, tu peux seulement reprendre les mêmes intitulés)
Voila comment se structure le rapport :
Introduction
- contexte du besoin ou du dysfonctionnement, et de la demande du manager
- problématique (ne pas se limiter à « je vais vous présentez… » mais préciser la catégorie du problème)
- annonce du plan
1- Le diagnostic
Ici, il s’agit de faire le constat de la situation, en deux sous parties idéalement. Il faut suivre une démarche structurée (classement) avec des outils d’analyse, qui doivent être judicieux et non redondants. Attention, le diagramme d’Ishikawa est considéré par certains jury comme étant un document pour un brouillon… privilégier sa présentation sous forme d’arbre des causes ou schéma heuristique.
Ne pas oublier : les contraintes (financières, temporaires, géographiques, matérielles…), les enjeux (financiers, patrimoniaux, identitaires, économiques…).
Selon le choix du candidat : schémas, tableaux…. (En annexe).
Si des chiffres figurent en annexe du sujet, il faut obligatoirement les exploiter (calculs %, tableaux de bord, graphiques…).
Il n’existe pas de solution unique pour cette première partie. L’évaluation se fait donc la prise en compte du contexte, la pertinence et la cohérence, l’argumentation, et la présence d’outils d’analyse en annexe.
Phrase de transition
2- Les propositions d’amélioration
Ici, il faut répondre au constat fait dans la première partie. Par conséquent, les sous parties peuvent reprendre les mêmes intitulés.
Les propositions d’améliorations doivent être réalistes et pertinentes : cohérentes avec le diagnostic, prenant en compte les ressources et les contraintes.
Les solutions proposées doivent être explicitées et argumentées.
Les outils portant les améliorations sont uniquement cités mais non développés (c’est l’objet de la partie 2 du DOPS). Du coup, dans cette partie, pense donc à citer les outils demandés dans la partie 2 du DOPS.
Tu dois ici faire preuve de professionnalisme et ne pas te limiter aux outils suggérés par le sujet. Tu dois être force de propositions (tu peux cacher le sujet pour mieux imaginer toutes les possibilités).
Conclusion
- Présenter la solution la plus pertinente à tes yeux
- mettre la phrase « je reste à votre disposition pour de plus amples explications »
- formule de politesse adaptée
Les outils d’analyse :
- Doivent apporter un plus au CR
- Ne doivent pas être redondants, entre eux ou avec le CR
- Doivent plus être quantitatifs que qualitatifs (d’ou l’importance de les apprendre)
- Un seul outil d’analyse par page !
Télécharger le tableau récapitulatif des outils d’analyse
Deuxième partie : organisation et suivi de la décision
Cette seconde partie s’appuie sur une décision fictive du manager suite à ton diagnostic et tes propositions.
Les outils de mise en œuvre et de suivi proposés par le candidat (généralement deux minimum) doivent être, là encore pertinents au regard du contexte et des objectifs.
Il est inutile de faire deux outils qui ont une même finalité (deux outils de gestion du temps par exemple). Tu dois montrer que tu sais choisir les outils les plus appropriés à la situation proposée.
Le degré de formalisation attendu du candidat prend en compte le temps de l’épreuve…. C’est-à-dire que le jury sait que vous disposez de 4h … à exploiter.
Voir les critères de notation du DOPS