Un projet est une activité temporaire d’une entreprise. II mobilise des ressources financières, humaines et matérielles pour réaliser un produit ou un service unique. Pour atteindre cet objectif, il est structuré en ensemble d’actions.
Un projet est limité dans le temps et les dates de début et de fin sont déterminées. C’est un travail d’équipe qui mobilise plusieurs corps de métier et plusieurs compétences.
Enfin, un projet s’inscrit en rupture par rapport à la gestion permanente de l’entreprise.
Les objectifs du projet
Chaque projet doit comporter des objectifs clairement définis qui permettent d’orienter l’ensemble des tâches à mener. Ces tâches correspondent à des étapes (ou jalons) qui permettent de planifier le projet et de vérifier l’avancée et la réalisation des objectifs ainsi déterminés.
Les phases sont les dates importantes du projet où l’on attend une production de livrables.
Les livrables correspondent à tout résultat ou document, mesurable, tangible ou vérifiable, qui résulte de l’achèvement d’une partie du projet.
Les types de coopération
La gestion de projet nécessite un sens de la coopération entre les différents acteurs.
La coordination : les acteurs interviennent de façon isolée et sont très peu dépendants les uns des autres. Le projet est dans une démarche séquentielle où chaque acteur intervient pour sa partie. Chaque maillon de la chaîne nécessite des compétences différenciées, avec un haut niveau d’expertise.
L’intégration : l’interdépendance entre les compétences de chacun garantit la réussite du projet. Le chef de projet doit s’assurer de la bonne gestion des compétences.
La coopération : les acteurs doivent travailler ensemble ; ils co-construisent et co-définissent le projet au fil de leur interaction. La confrontation des idées et des réflexions est aussi importante que les compétences et expertises de chacun.
Contraintes et érimètre du projet
Tout projet doit tenir compte du contexte externe (opportunités et menaces) et interne (forces et faiblesses) et des contraintes.
Les contraintes
La gestion de projet doit respecter des critères de qualité, de coûts et de délais.
Qualité : Définir les ressources nécessaires à la réalisation et réussite du projet.
Coûts : Établir un budget prévisionnel qui doit être accepté avant le début du projet.
Délais : Fixer des dates de début et de fin, des outils de planification, aidera à respecter les délais et à rester vigilant pour les tenir.
Le périmètre
Les parties prenantes d’un projet doivent toujours en délimiter les contours et déterminer son champ d’application.
Il est essentiel de repérer les contraintes : elles sont matérielles, légales, financières, spatio-temporelles.
Mesurer
- Les enjeux : définir ce que le projet apporte de positif et/ou de négatif à l’entreprise.
- Les risques : les imprévus qui peuvent devenir un problème s’ils se réalisent. Il faut réfléchir aux actions à mener pour les prévenir.
Prendre en compte
- Les phases : les étapes qui nécessitent une signature (par exemple) pour poursuivre le projet.
- Les attendus / les livrables : une maquette, un compte-rendu, un devis…
Évaluer
- Les coûts : l’estimation budgétaire doit inclure les coûts directs et indirects.
- Les délais à respecter pour la réussite du projet.
- Les indicateurs qui permettent au fil du projet de mesurer les marges de progression (respect des délais, des dépenses, nombre de ressources utilisées, risques générés…).
Les grandes étapes du projet
Un projet est piloté par un chef de projet qui s’assure du bon déroulement des opérations et de la réalisation des étapes par chacun des acteurs.
- Clarifier les objectifs et les livrables attendus.
- Élaboration du projet, identification des ressources humaines et techniques, évaluation des délais.
- Concevoir l’équipe projet, le planning et les indicateurs.
- Conduite du projet : mise en place des tableaux de bord pour comparer les attentes et le réel, évaluer la progression.
- Fin du projet : bilan, mise en avant des écarts entre le prévisionnel et le réel.
Les acteurs du projet
Un projet ne se réalise pas seul. Les acteurs sont nombreux et ont tous des objectifs et des attentes variés ; ils peuvent être en interne ou en externe et sont en relation les uns avec les autres.
Pour piloter le projet, il faut parfois coordonner les équipes et les intervenants extérieurs qui appartiennent à des sociétés différentes. On centralise l’information du projet au sein d’un référentiel commun à tous afin de suivre et tracer les actions sans difficulté.
Le maître d’ouvrage est la personne physique ou morale qui commande le projet. C’est le porteur du projet. Il peut s’agir d’un client externe ou de l’entreprise elle-même. Le maître d’ouvrage définit les objectifs du projet et décide d’investir dans le projet.
Le maître d’œuvre ou chef de projet choisit l’équipe projet et l’anime, organise le projet et le conduit ; il est responsable du résultat du projet devant le maître d’ouvrage.
L’équipe projet est en charge du management du projet. Elle est composée d’un groupe de personnes désignées en fonction de leur statut hiérarchique et/ou de leurs compétences : planificateur, coordinateur, contrôleur des coûts, etc. Elles vont collaborer à la réalisation du projet quelle que soit sa durée et son ampleur.
Le comité de pilotage reçoit des comptes-rendus du chef de projet et rend compte au maître d’ouvrage.