A. Modes de coordination
L’entreprise doit faire face à la mondialisation des échanges, à l’intensification de la concurrence, à l’évolution des technologies, à la réduction du cycle de vie des produits, aux nouvelles demandes des consommateurs ainsi qu’à l’augmentation des normes internationales. Les activités de l’entreprise s’effectuent à travers des opérations destinées à atteindre des objectifs communs à l’organisation.
Il faut agencer et ordonner ses activités de la façon la plus efficace possible en travaillant en coopération avec tous les niveaux hiérarchiques, ce qui suppose l’échange d’informations et de communications. Henri Mintzberg a déterminé cinq modes de coordination permettant d’articuler les tâches qui ont été réparties entre différents opérateurs pour atteindre un objectif commun.
On distingue :
- la supervision directe par laquelle le responsable coordonne l’ensemble des salariés qui sont sous sa responsabilité ;
- la standardisation des procédés de travail qui met en place des procédures que tous les salariés doivent respecter ;
- la standardisation des compétences (qualification, savoir et expérience) qui permet aux responsables de connaître les compétences de chacun et d’en tirer les meilleurs résultats ;
- la standardisation des résultats qui met l’accent sur une coordination qui s’intéresse essentiellement au résultat final à partir de standards établis par la technostructure ;
- l’ajustement mutuel qui permet une coordination du travail à travers différents types de communication avec des salariés, des clients, des fournisseurs…
Ces modes de coordination sont facilités par l’utilisation de l’informatique et du numérique qui permet un relationnel direct et immédiat entre les différents participants, l’accès à de nombreuses informations et la mise en oeuvre de prise de décision très réactive.
Lorsque l’entreprise est en réseau avec de nombreux partenaires extérieurs, il est indispensable également de coordonner ses activités, ce qui est rendu possible par le développement des moyens technologiques de l’information et de la communication.
B. La flexibilité
La flexibilité est un moyen de faire face à l’incertitude. Elle traduit l’aptitude de l’entreprise à répondre à des conditions nouvelles, développer une capacité d’apprentissage en utilisant l’information additionnelle. Elle peut s’exprimer en termes d’extension du champ potentiel des décisions possibles ou de la capacité à aborder un changement d’état. Elle constitue une valeur d’option pour l’entreprise. Elle permet de renforcer La motivation des salariés, d’obtenir une plus grande productivité, faire des économies substantielles et d’obtenir des marges plus importantes.
La transformation de L’économie et de l’entreprise est due à l’évolution de l’activité mondiale et des changements qui s’effectuent au niveau des agents économiques, On assiste à une concurrence accrue liée à la mondialisation, des normes réglementaires nouvelles apparaissent (écologie), l’exigence des consommateurs et leur fidélité ne ressemblent plus à ce qu’elles étaient il y a quelques années, les technologies du numérique imprègnent toutes les fonctions de l’entreprise ainsi que leurs relations interentreprises. Pour s’adapter, l’entreprise doit développer sa flexibilité.
cette adaptation s’effectue à travers l’évolution des structures (projet, réseau) et de l’organisation interne de l’entreprise qui devient moins hiérarchique et plus latérale. cette flexibilité provient de la malléabilité de l’ensemble des entités, qui permet de donner rapidement au réseau interne et externe la configuration adaptée, ce mécanisme étant facilité par les technologies de l’informatique. Le coworking constitue une nouvelle configuration flexible du travail de l’entreprise.
Au niveau des décisions stratégiques, l’utilisation d’outils analytiques adaptés, tels que les logiciels d’aide à la décision, et la capacité réactive des décideurs opérationnels permettent d’adapter la stratégie aux modifications sensibles de l’environnement. Le numérique permet la polyvalence et l’apparition d’une nouvelle culture d’entreprise qui prône l’adaptabilité du salarié.
De même, l’externalisation de nombreuses activités des services tertiaires de l’entreprise (comptabilité, marketing…), est facilitée par les technologies de l’information et de la communication.
On peut noter également que l’impact de l’informatique et du numérique sur la production, qualifiée de « productique par le biais des ateliers flexibles, permet une flexibilité de capacités et de flux beaucoup plus important.
Le développement des outils de travail à distance et l’évolution des technologies permettent de travailler de manière moins rigide en permettant des gains de flexibilité. Le télétravail, effectué hors des locaux de l’entreprise, utilise les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail. Le télétravailleur peut faire alterner des périodes de travail à son domicile ou dans des structures d’accueil avec des périodes de travail dans l’entreprise.
Le télétravail revêt un caractère volontaire et réversible pour le salarié et pour l’employeur concernés. L’employeur fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au télétravailleur (communications téléphoniques, connexion Internet, réparations…) qui doit prendre soin des équipements et se conformer aux règles d’utilisation de l’informatique (Internet en particulier) et de sécurité (écrans).
C. Modalités d’organisation du travail
L’emploi du numérique à tous les niveaux dans les entreprises tend à modifier radicalement l’organisation du travail. On assiste à une réorganisation de l’entreprise dans le cadre de la gestion par projet, d’externalisation ou encore de reengineering (ou reconfiguration des processus) qui se traduit par une réduction du nombre de niveaux hiérarchiques facilitée par la transmission plus rapide de l’information et l’apparition d’un travail de nature transversale.
De fait, la coordination des équipes est facilitée par la mise en relation rapide des différents acteurs de l’entreprise. On constate une fluidité et une diversification des méthodes de travail qui se traduit aussi par une flexibilité des horaires et une polyva_ lence plus importante des salariés.
Cela se traduit également par une codification des tâches et une segmentation qui :
- réduisent les marges d’erreur et améliorent les coûts et les délais ;
- permettent un contrôle et une évaluation de la performance ayant pour conséquence un pilotage intelligent ;
- entraînent des phénomènes d’externalisation ;
- favorisent l’entrepreneuriat par le biais des capacités d’innovation interne.
De même, la structure des bureaux classiques qui constituent des espaces fermés se modifie dans le cadre de nouveaux concepts flexibles où l’on peut avoir des espaces de travail composés de postes en libre-service. Ce sont des espaces de travail communs, ouverts qui génèrent une proximité entre les salariés en facilitant la circulation des individus et, bien évidemment, la communication.
D’un point de vue élargi, pour les start-up et les autres entrepreneurs, les TPE/PME, grâce au numérique et à l’informatique, on assiste à une nouvelle forme de travail en coworking, espace de travail équipé et partagé par plusieurs utilisateurs issus d’entreprises différentes, dans le but de mutualiser les ressources et les infrastructures (salles de réunion, accueil, etc.).
Au niveau des fonctions opérationnelles, l’informatique favorise l’initiative d’équipe, ce qui permet de diminuer le temps de réactivité de l’entreprise. Les informations circulant plus vite entre les différentes fonctions et services de l’entreprise, la mise en oeuvre opérationnelle des activités se révèle beaucoup plus coordonnée avec des possibilités de feed-back permettant de réajuster les opérations en fonction des résultats dans la production et suivie en temps réel au fur et à mesure de leur application.
En raison de l’autonomie plus importante des salariés et des possibilités d’obtenir des informations, les tâches affectées aux postes de travail s’élargissent, impliquant des responsabilités nouvelles et l’obligation pour les supérieurs hiérarchiques de coordonner efficacement le travail effectué par le biais d’une gestion opérationnelle plus élaborée (relations soutenues, contrôle plus important, collaboration plus proche réactive, suivi immédiate des tâches mises en oeuvre…).
Toutefois dans certains cas, l’informatique peut contribuer à codifier plus précisément les tâches, à automatiser certains processus de production ou de gestion et à conduire à une standardisation des tâches des salariés.