Le terme « budget » sous-entend une notion de prévision : gérer, c’est prévoir. Les budgets constituent donc des outils de gestion et ont pour but de fournir des informations destinées à aider la prise de décision dans la gestion d’une activité, d’un service ou d’une organisation dans son ensemble (entreprise par exemple). L’assistant(e) de manager peut être amené(e) à apprécier la dimension économique d’une activité ou d’un projet au moyen de budgets.
La notion de budget
Un outil de gestion
Un budget est une prévision chiffrée de produits, de charges, de dépenses ou de recettes engendrés par un projet ou par une unité économique au cours d’une période. La notion d’unité économique peut prendre différentes appellations : service, département, centres de frais…
On distingue traditionnellement deux types de budgets :
- le budget de fonctionnement (ou d’exploitation) : c’est une prévision des éléments nécessaires au fonctionnement d’une entité (ex. : service) pour une période donnée (un an par exemple).
- le budget d’équipement : c’est une prévision des besoins en investissement de l’unité concernée.
Élaborer des budgets est essentiel pour la gestion d’une activité, d’un service ou encore d’une entreprise. Cette démarche permet en effet d’éviter une gestion à vue. Ainsi, les ressources dégagées dans le futur et les besoins nécessaires seront évalués à l’avance, même s’il s’agit d’estimations. Plusieurs actions peuvent donc être engagées pour éviter les situations périlleuses (activité non rentable, découvert de trésorerie, dépenses excessives par rapport aux ressources..).
Les différents aspects de la gestion budgétaire
Au sein des organisations, la gestion budgétaire s’applique dans de multiples contextes et l’assistant(e) de manager a une responsabilité variable selon le contexte du budget.
Le budget d’une action ou d’un projet
Un plan d’action ou un projet engendre des coûts, des économies ou encore des recettes qu’il faut prévoir. La participation à un salon, l’organisation d’une opération portes ouvertes, la remise de médailles du travail, la conception et la diffusion de plaquettes publicitaires, la mise en oeuvre d’une solution corrective peuvent donner lieu à l’élaboration d’un budget. Dans ces cas, l’assistant(e) de manager peut avoir l’entière responsabilité de la conception et du suivi.
Le budget d’un service ou d’une unité
Le contrôle de gestion consiste à assigner aux différentes unités composant une organisation des moyens adaptés à leurs objectifs. Un budget de dépense pour un service évite les dérives (tendances dépensières), voire incite aux économies et joue sur la rentabilité globale de l’entreprise. L’assistant(e) de manager peut être garant(e) du respect des objectifs fixés par la hiérarchie.
La gestion budgétaire dans l’entreprise
Les différents services ou départements de l’entreprise (divisions) doivent avoir un objectif commun : maximiser le profit. Pour concrétiser cet objectif, la direction générale et les managers prévoient, pour chaque division, les dépenses et les recettes sur une période déterminée. Chaque direction aura l’entière responsabilité de son budget et devra expliquer les dérives éventuelles. L’ensemble de ces prévisions sera reporté dans des budgets qui correspondent généralement aux principales fonctions de l’entreprise : ventes, production, approvisionnements…
Les services comptables et financiers ont vocation à intervenir dans la manipulation de ces données. Néanmoins, l’assistant(e) de manager pourra être associé(e) au traitement de ces données quantitatives selon le poste occupé.
La construction d’un budget
Les étapes
Pour préparer un budget, il faut respecter des étapes afin d’éviter les imprévus :
- définir clairement l’objet du budget et qui en sera responsable
- déterminer l’objectif à atteindre
- lister précisément les moyens nécessaires (matériels, humains…)
- rechercher l’information permettant de chiffrer précisément ou au moyen d’estimations les objectifs et les moyens
- chiffrer, c’est-à-dire valoriser les différentes rubriques dans un document synthétique : le budget.
Les prévisions
Les informations existantes sont essentielles pour élaborer un budget. Prévoir l’avenir à la lumière du passé est une règle primordiale dans la gestion budgétaire. Il faut donc collecter et exploiter les données disponibles qui serviront de base de travail. Lorsque la conception du budget requiert l’intervention de partenaires extérieurs à l’entreprise (fournisseurs et prestataires de services divers), les devis remis par ces derniers sont essentiels. Les données macroéconomiques doivent également être prises en compte : tendances du marché, inflation, prix pratiqués par les concurrents. Enfin, des méthodes de prévisions peuvent être mises en œuvre. Ces méthodes reposent sur le principe que les évolutions observées dans le passé se prolongent sur les périodes à venir :
- droite d’ajustement linéaire
- courbe d’ajustement fondée sur l’hypothèse d’une tendance exponentielle de la donnée étudiée
- technique des moyennes mobiles
- calcul des coefficients de corrélation entre deux variables (ex. : l’évolution des coûts peut être liée à l’évolution de l’activité).
La gestion budgétaire
Objectifs
Pour assurer l’adéquation entre les objectifs à atteindre et les moyens humains et techniques dont elles disposent, les entreprises réalisent des prévisions formalisées dans des budgets. Il est d’ailleurs fréquent que les établissements financiers demandent aux entreprises des états prévisionnels (compte de résultat et bilan prévisionnels) pour accorder des emprunts.
Pour construire ces budgets, chaque grande fonction de l’entreprise (ou service) va élaborer ses prévisions en fonction du passé et des tendances estimées. Différents états seront donc élaborés : budget des ventes, budget de production, budget de trésorerie…
Les différents budgets et leur imbrication
Il existe une forte interdépendance entre les budgets. Il faut alors respecter une certaine hiérarchie dans leur établissement. Les autres budgets sont donc définis à partir du budget des ventes.
Ces budgets permettent, si on extrapole davantage, de construire un compte de résultat et un bilan prévisionnels.
En conclusion, les prévisions sont la base d’une gestion saine. Elles s’appliquent à tous les niveaux de l’entreprise, de la simple activité administrative à la gestion de l’entreprise dans son ensemble. La gestion budgétaire constitue une part importante du contrôle de gestion d’une entité.
Articles similaires :