La GED est un ensemble de moyens informatiques qui facilitent la recherche, la consultation, la circulation et le stockage des documents.
Elle permet de remplacer des documents papier par des documents numériques et d’opérer des transferts de documents son ou image.
Elle améliore le stockage des documents car elle représente un gain d’espace inestimable, de même qu’un coût de stockage inférieur au coût physique.
La GED devient indispensable pour le télétravail et le travail collaboratif et représente un gain de temps considérable.
La gestion des documents entrants
L’enregistrement des documents
L’enregistrement des documents entrants varie selon leur format d’origine et leur utilisation. Les documents papiers (factures, catalogues, devis…) sont numérisés avant de pouvoir être utilisés (transférés, modifiés) et classés : si les documents sont déjà numérisés, il s’agira simplement de les classer dans l’arborescence de la GED.
Le stockage est l’étape finale de la GED : il consiste à classer et à ranger les documents dans l’arborescence de l’entreprise.
Les principaux formats de fichiers
L’assistant(e) est amené(e) à manipuler et à transmettre un grand nombre de fichiers de différents formats. Cette multitude de formats peut entraîner des problèmes de compatibilité et de convertibilité des documents échangés, ainsi que dans la transmission électronique de fichiers trop volumineux.
Il est préférable de disposer du logiciel d’origine pour ouvrir le format du fichier correspondant, mais certains logiciels permettent d’ouvrir les formats de fichiers émanant de logiciels de même nature. Selon le degré de compatibilité entre les logiciels, la mise en forme du document sera plus ou moins conservée.
Pour obtenir la fidélité totale d’un fichier, il faut s’équiper d’un format de fichier reconnu par plusieurs logiciels. Ainsi, l’enregistrement d’un document au format RTF (Rich Text Format) le rend compatible avec la plupart des logiciels de traitement de texte. Idem pour les formats PDF (Portable Document File) qui permet de transférer tous types de documents quelle que soit leur provenance et nature.
Définition :
Logiciel libre (freeware) : ce n’est pas un logiciel gratuit mais il donne la liberté à ses utilisateurs de l’exécuter, le copier, le distribuer, l’étudier, le modifier et l’améliorer.
Licence de logiciel : contrat par lequel le titulaire du logiciel donne le droit à un utilisateur d’installer le logiciel, de l’utiliser et de faire des sauvegardes. L’emploi du logiciel sans licence est une atteinte au droit d’auteur.
Le traitement des documents numérisés
Le nommage
Pour retrouver facilement les fichiers numérisés, on les nomme selon un code connu par tous les utilisateurs de l’entreprise. Chaque fichier doit avoir un nom unique.
Les règles de nommage sont l’ensemble des conventions définies par l’entreprise et qui lui sont spécifiques. Elles doivent impérativement être respectées par les utilisateurs pour obtenir une uniformisation des fichiers.
Ces règles permettent de localiser les documents entrants et sortants et d’éviter les doublons. Le nommage est construit selon le type de document (C pour contrat, CR pour compte-rendu, REU pour réunion…) et dans l’ordre des propriétés (date, numéro personnel, version, format du document).
L’indexation
L’indexation consiste à renseigner les propriétés du document afin que tous les utilisateurs puissent le retrouver rapidement : Auteur/Titre/objet/Mots-clés/Catégorie/État/Année…
Les mots-clés sont essentiels pour identifier un document : il peut s’agir d’un nom d’auteur, d’un grand thème, d’un mot qui résume le contenu. Certains logiciels de GED et les versions récentes de Word déterminent les mots-clés automatiquement.
Le classement
La structure en arborescence : sur un poste informatique, les fichiers sont généralement classés dans des dossiers incluant des sous-dossiers. La construction de l’arborescence des dossiers est conduite par la nature ou le contenu des sous-répertoires (niveau 2 de l’arborescence).
Le classement des documents doit être bien organisé de manière à faciliter la compréhension et l’accès. On présentera les différents dossiers par leur nom et niveau.
Il existe au moins 4 types de classements : alphabétique, thématique, chronologique, numérique.
La diffusion et l’archivage
Les documents numérisés, indexés et classés sont déposés dans l’espace collaboratif de l’entreprise. Leur accès est limité en fonction de leur nature, du statut des utilisateurs et des interventions possibles qui leur sont accordées (simple consultation, modification, suppression).
Les archives peuvent être classées en fonction de leur fréquence d’utilisation : courante, intermédiaire, définitive.
Les documents numériques obéissent aux mêmes lois de conservation que les documents papier : 5 ans pour les relevés bancaire, 10 ans pour les documents comptables, commandes, factures… et jusqu’à 30 ans pour les titres de propriété. Il est possible de les détruire lorsque la date de conservation est atteinte.