Embaucher un salarié implique le respect d’une méthode et d’un certain nombre de règles, de son recrutement aux formalités d’embauche.

Etape 1 : apparition d’un besoin organisationnel

Naissance et expression du besoin en personnel

Elle émane du responsable hiérarchique directement concerné. Le but est de répondre à un besoin plus ou moins proche de compétences supplémentaires (qualitatif) et/ou d’effectif.

–> Voir le cours de management sur la GRH

Les 2 causes 

  • La vacance d’un poste (départ en retraite, décès, démission ou licenciement du salarié, replacement du salarié sur un autre poste…).
  • La création d’un poste (nouvelle fonction dans l’organisation, croissance de l’effectif nécessaire au fonctionnement du service, besoin d’une nouvelle compétence…). 

Le type de besoin en recrutement 

  • Ponctuel : il pourra alors être satisfait par le recours à un contrat à durée déterminée ou à l’intérim.
  • Structurel : on préférera alors le recours au CDI.

–> Voir le cours de droit sur le contrat de travail 

La validation de la demande de personnel 

Avant de procéder au recrutement d’un salarié, l’entreprise va vérifier que toutes les solutions d’amélioration de la productivité, de réorganisation du service demandeur, et éventuellement d’externalisation de l’emploi, ont été analysées. 

Remarque : tout processus d’embauche a un coût pouvant se chiffrer ainsi : 

  • administratifs liés à l’embauche 
  • de la formation dispensée à la nouvelle recrue 
  • liés à une productivité inférieure lors de la prise de poste et pour un certain temps 
  • générés par le temps passé par le(s) collaborateur(s) RH ou opérationnels en charge 
  • générés suite au soutien et au tutorat fourni par l’encadrement 

Etape 2 : analyse précise du besoin en recrutement

Etablissement de la fiche de poste 

La description du poste doit correspondre à ce qui est fait sur ce poste. Pour cela, le recruteur va faire appel aux opérationnels.

La définition du poste va s’appuyer sur une grille d’analyse qui comprend différentes rubriques.

La définition du profil du candidat à l’embauche 

Elle définit les compétences et les qualités personnelles que le futur candidat devra posséder. Il précisera également la formation souhaitée et l’expérience requise. 

Etape 3 : La recherche des candidats à l’embauche

L’employeur peut procéder lui-même au recrutement ou le confier à un professionnel qui devient son prestataire de service.  

Lorsqu’il recrute, l’employeur doit, avant toute décision définitive, vérifier qu’il agit en  conformité avec le Code du Travail. 

Avant de chercher des candidatures « dehors », l’employeur doit avoir en tête que le Code du travail le contraint à trouver des candidatures « dedans » en priorité. 

Les publics appartenant à son entreprise ou lui ayant appartenu sont prioritaires.

Lorsqu’un poste se crée (ou est susceptible de se créer), l’employeur est tenu :

  • de susciter des candidatures en rendant l’information publique

–> soit au sein de son entreprise : affichage, courrier, Intranet, réunion de représentants du personnel…

–> soit à destination d’anciens salariés ayant fait valoir, par courrier, leur volonté de bénéficier d’un accès prioritaire : la priorité de ré-embauchage pour un an

  • de recevoir, étudier et satisfaire ces candidatures le cas échéant. 

La prospection interne 

Elle signifie de proposer à son personnel qui possède la qualification requise le poste à pourvoir. Le candidat sélectionné bénéficiera alors d’une promotion interne. 

Cette proposition peut s’effectuer à partir d’une annonce publiée sur le site intranet ou d’un affichage dans les locaux ou des souhaits émis lors des évaluations annuelles. 

Le recrutement interne est privilégié dans beaucoup d’entreprises parce que c’est une formule plus économique qu’un recrutement externe d’une part, et, d’autre part parce que c’est une source de motivation et d’intégration très forte de ses collaborateurs. 

 Néanmoins, l’entreprise ne peut recourir à la promotion interne que lorsqu’elle lui permet de répondre qualitativement à ses besoins. En effet, le choix du candidat doit s’effectuer en fonction de ses compétences et de ses performances, mais aussi et surtout en fonction de ses aptitudes à occuper le poste à pourvoir. 

Lorsque les Compétences du salarié sont insuffisantes, l’employeur peut envisager de lui faire suivre une formation avant de lui confier le poste.

Attention ! Ces priorités sont impératives. En cas de non-respect, l’employeur peut être mis en difficulté. Par exemple, en cas de licenciement économique, l’absence de tentative de reclassement préventif peut priver le motif de licenciement de son caractère réel et sérieux et entraîner la condamnation de l’employeur à indemniser le salarié à hauteur de plusieurs mois de salaire.

La prospection externe 

L’annonce 

Le recruteur doit rédiger l’annonce.

Les candidatures spontanées 

Les candidatures spontanées représentent environ 40 % des recrutements dans les grandes entreprises. 

La cooptation 

La cooptation consiste à recruter un candidat recommandé par un membre de sa famille ou par un ami travaillant dans l’entreprise. Cette manière de recruter peut se révéler utile dans les secteurs d’activité où il existe une pénurie de mains-d’œuvre qualifiées. Elle permet aussi d’économiser sur les coûts d’un recrutement, même si l’entreprise verse une prime ou accorde des avantages au salarié coopteur. 

Les contacts avec les écoles et les universités et des forums

Les stages et les cabinets de recrutement

les 6 étapes du recrutement

Etape 4 : l’offre d’emploi et l’entretien

Rédiger l’annonce et en suivre la diffusion 

L’offre d’emploi doit respecter le principe de non discrimination à l’embauche, et ne peut contenir des critères ne respectant pas les libertés individuelles. Voir le cours de droit sur les recrutements.

Etape 5 : phase de sélection

L’évaluation des candidats à partir des lettres, CV et tests 

Une présélection sur lettres de motivation peut être effectuée en fonction du contenu et de la forme de la proposition d’emploi (pour rappel, l’entreprise diffuse une « offre d’emploi » et le candidat fait une « proposition d’emploi » (lettre + CV) ou une « offre de service »). Les critères doivent être précisés : orthographe et expression, phrases stéréotypées, lettres circulaires (c’est-à-dire lettres non personnalisées ou lettres types), absence d’expérience. L’analyse des candidatures à partir des CV permet de retenir les candidats à convoquer pour un entretien. Une liste de points à aborder peut être dressée. Le nombre de candidats à recevoir en entretien est aussi fonction du temps que l’on peut leur consacrer. 

Certains tests peuvent se révéler intéressants. Les tests d’aptitude et de mise en situation sont les plus efficaces. Les tests de personnalité et la graphologie sont plus contestables. Dans tous les cas, l’analyse du parcours du candidat permet d’évaluer s’il possède les aptitudes au poste offert. 

Etape 6 : les formalités liées à l’embauche

La déclaration préalable embauche (DPAE)

La déclaration préalable à l’embauche est obligatoire. Elle a été créée en 1998 pour faciliter les démarches administratives des employeurs. 

La DPAE permet d’effectuer les formalités d’immatriculation et d’affiliation auprès des organismes sociaux sur un support unique et auprès d’un seul interlocuteur, à savoir, pour le régime général, I’Urssaf dont l’ établissement d’ embauche relève.

La DPAE doit être effectuée au plus tôt 8 jours avant l’embauche et avant la mise au travail effective du salarié.  

La déclaration est en principe effectuée par voie électronique, sur ce site.

Les autres formalités 

Outre la DPAE, l’employeur doit immatriculer le nouveau salarié auprès d’une caisse de retraite complémentaire et renseigner le registre unique du personnel. Les formalités sont plus nombreuses pour une première embauche.

Sur le plan juridiques il est prévu que toute embauche doit normalement être accompagnés dans les 2 mois d’un écrit comportant un certain nombre de mentions. En principe, la remise au salarie du premier bulletin de paie ou du talon-récépissé reçu à l’issue de la DPAE suffit pour un contrat de droit commun (CDI à temps plein). Il est cependant vivement recommandé, pour des raisons de sécurité juridique, de remettre au salarié un contrat de travail ou une lettre d’embauche stipulant les caractéristiques de la relation contractuelle.