Une fois le recrutement effectué, outre la rédaction et la signature du contrat de travail, le service des ressources humaines doit formaliser le lien avec le salarié et effectuer des démarches administratives de la relation de travail jusqu’au départ du salarié.
Les statuts de travail salarié et non-salarié
Le statut de travail salarié
Un contrat de travail est conclu entre l’employeur et le salarié et doit observer trois conditions :
Il existe différents types de contrat de travail afin de convenir à chaque cas.
| Le contrat à durée indéterminée (CDI) | Forme ordinaire du contrat de travail. Il n’a pas de date de fin. |
| Le contrat à durée déterminée (CDD) | Le CDD comporte une date de début et de fin, il est temporaire et doit être justifié. Ce type de contrat peut être renouvelé sous certaines conditions. |
| Le contrat de travail temporaire (CTT) ou intérim | Utilisé pour une mission précise. Il s’agit d’une relation tripartite (entreprise d’intérim, salarié, entreprise cliente). |
| Le contrat d’apprentissage ou de professionnalisation | Contrats principalement réservés aux 16-25 ans. Ils permettent l’acquisition de compétences, d’un diplôme ou d’une qualification professionnelle. |
| Les parcours emploi compétences (PEC) | Ce dispositif d’insertion professionnelle est une forme d’emploi aidé qui repose sur l’emploi, la formation et l’accompagnement. |
Le statut de travail non salarié
Un travailleur non salarié (TNS) est un chef d’entreprise qui exerce une activité non salariée, qu’elle soit à vocation commerciale, artisanale ou même libérale. Le travailleur non salarié a pour impératif de s’immatriculer auprès de la chambre dont dépend son secteur : chambre de commerce et d’industrie (CCI) ou chambre des métiers.
Le statut social du travailleur non salarié est particulier : il oblige le travailleur à cotiser à certains organismes sociaux afin de recevoir en contrepartie une protection sociale particulière comme l’assurance maladie ou la retraite.
Les formalités d’embauche d’un salarié
Avant la date effective d’arrivée du salarié, l’entreprise doit obligatoirement officialiser l’embauche à travers différentes étapes.
La DPAE (Déclaration préalable à l’embauche)
La DPAE doit être faite au plus tôt 8 jours avant la date d’embauche auprès de l’Urssaf via le site net-entreprises.fr ou sous format papier.
Cette déclaration permet l’ouverture des droits sociaux (Sécurité sociale, retraite…), l’organisation de la visite d’information et de prévention, l’officialisation de l’embauche.
En cas de non-respect de cette inscription, l’entreprise peut être condamnée pénalement pour travail illégal.
Le registre unique du personnel
L’inscription sur le registre unique du personnel permet de tenir à jour une base de données des salariés avec les dates d’arrivée, de modification de contrat, de sortie.
Cette base permet de connaître à tout moment la constitution de la masse salariale d’une entreprise.
L’entreprise doit obligatoirement tenir ce registre à jour.
L’affiliation retraite à la caisse complémentaire obligatoire
L’entreprise doit aussi procéder à l’affiliation auprès de la caisse de retraite obligatoire en fonction du statut du salarié : l’Arrco pour tous les salariés et l’Agirc pour les cadres.
La visite d’information et de prévention (VIP)
L’employeur est tenu d’organiser une visite d’information et de prévention (ex-visite médicale d’embauche), réalisée par un médecin du travail ou par un professionnel de la santé.
En général, ce rendez-vous doit avoir lieu dans les 3 mois qui suivent l’embauche.
Pendant le contrat
Les entreprises doivent assurer le suivi administratif du contrat de travail pendant toute sa durée d’exécution. Cependant, la relation de travail peut évoluer dans le temps et nécessiter des mises à jour.
Le suivi administratif
| Le bulletin de salaire | Remis chaque mois au salarié. Depuis 2017 ce bulletin peut être dématérialisé (en accord avec le salarié). |
| La déclaration sociale nominative (DSN) | fichier mensuel consécutif à l’établissement de la paie et qui transmet les informations aux organismes concernés. |
| Les visites médicales du travail | L’entreprise est tenue de les organiser ; il peut s’agir d’un suivi médical renforcé ou d’examens de reprise du travail et de pré-reprise. |
Les modifications du contrat de travail
La modification d’un élément essentiel du contrat. Le contrat de travail peut être modifié à la condition que les parties soient d’accord. On parle de consentement. Il peut s’agir de la qualification du salarié, de sa rémunération, du temps et/ou lieu de travail.
Encadrées par le Code du travail, ces modifications requièrent l’application de procédures différentes selon que leur motif est économique, personnel ou disciplinaire.
La modification de la situation juridique de l’employeur. Les contrats de travail perdurent lors d’une modification du statut juridique de l’employeur à la suite d’une vente, d’une succession.
La modification des conditions de travail. Les conditions d’exécution du contrat de travail peuvent être modifiées par l’employeur sans que cela nécessite une modification du contrat de travail si le fond du contrat ne change pas.