En faisant un appel d’offres, un acheteur a la possibilité de demander des prix à plusieurs fournisseurs sur un même matériel.
On distingue les appels d’offres ouverts (tout fournisseur peut candidater) et les appels d’offres restreints (accessibles aux seuls fournisseurs autorisés après une sélection).
Les étapes d’un appel d’offres
Suivant l’importance de l’affaire à traiter, c’est l’acheteur qui prend la décision de faire ou de ne pas faire un appel d’offres.
- Identification d’un besoin
- Rédaction du cahier des charges
- Création de lots
- Définition des critères de choix
- Diffusion de l’appel d’offres via des plateformes dédiées
- Réception des offres, analyse et évaluation des soumissionnaires
- Choix du prestataire et contractualisation
Le processus d’un appel d’offres
Le cahier des charges
Le cahier des charges est contractuel. Il décrit :
- Les besoins du maître d’ouvrage ;
- les grandes fonctionnalités et les usages attendus pour le produit ou service ;
- les exigences ;
- les contraintes propres à la maîtrise d’ouvrage.
Il se présente sous la forme :
- D’une étude préalable ou de spécifications fonctionnelles générales ;
- de l’ensemble du CCPT (cahier des clauses techniques particulières) et CCAP (cahier des clauses administratives particulières) pour un marché public.
Les lots
Un lot peut désigner un produit semi-fini, fini ou un ensemble de produits/pièces/articles/ objets…, issus d’une même fabrication.
Les critères de choix
Les critères de choix sont définis selon des méthodes d’analyse des offres et de formalisation des grilles de sélection. Il faut en préciser les thématiques :
- Le coût : le soumissionnaire doit intégrer sa partie financière et la détailler ;
- la langue : pour la rédaction de la proposition et toute traduction éventuelle des produits et/ou notices ;
- les fonctionnalités : elles doivent être conformes au cahier des charges ;
- l’accompagnement : le soumissionnaire doit être en mesure d’avoir les capacités techniques et humaines afin d’accompagner les clients tout au long de la mise en œuvre et de la vie du produit ou du service
- les caractéristiques des fournisseurs : renseignements précis sur l’entreprise (effectifs, pérennité, présence sur le marché local) ;
- les techniques : les capacités techniques doivent être vérifiées, notamment la pleine conformité à certaines normes reconnues sur le marché.
Le dépouillement des offres
L’unique critère du prix n’est pas forcément celui qui décidera du fournisseur. Les autres critères de choix sont également intégrés dans le dépouillement et dans l’attribution éventuelle d’un marché.
Pour choisir le fournisseur en fonctions des différentes offres, l’acheteur porte son attention sur :
- La qualité du produit proposé (performances techniques) ;
- le prix du produit (et les éventuelles remises appliquées) ;
- les frais de transport et d’emballage,
- les conditions de paiement.
Les appels d’offres publics
L’État et ses établissements publics ainsi que les collectivités territoriales sont soumis au code des marchés publics. Il s’agit d’une procédure particulière strictement règlementée et régie par le décret no 2001-210 du 7 mars 2001.
La procédure à mettre en œuvre par l’acheteur se détermine en fonction des montants et des caractéristiques des prestations à réaliser. Les documents à fournir et les formulaires à remplir sont référencés.
Pour permettre à toute entreprise de « soumissionner« , il est obligatoire de publier l’offre d’appel à concurrence dans les journaux spécialisés tels que le BOAMP (Bulletin officiel des annonces des marchés publics) ou le JOUE (Journal officiel de l’Union européenne). Aujourd’hui, les dépôts d’avis d’appels d’offres, les réponses des d’attribution sont dématérialisés et effectués via des plateformes web dédiées (marche-public. fr, BOAMP.fr, marcheonline.fr).
Le traitement administratif de ces dossiers est spécifique. Il exige de la rigueur de la part des personnes qui demandent le dossier et transmettent la réponse : aucune pièce ne doit être omise et le délai doit être respecté à la minute près !